Algemene Voorwaarden

Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, tenzij partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders zijn overeengekomen.

De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij deze door Opdrachtnemer schriftelijk zijn aanvaard.

Indien enige bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling benadert.

Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden gelden voor nieuwe overeenkomsten en, na een kennisgeving van ten minste dertig (30) dagen, ook voor lopende overeenkomsten.

Aanbod en totstandkoming overeenkomst

Alle aanbiedingen en offertes van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig (30) dagen na dagtekening, tenzij een andere termijn is vermeld.

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat:

• Opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk of elektronisch aanvaardt; of
• Opdrachtnemer een opdracht van Opdrachtgever schriftelijk of elektronisch bevestigt; of
• Opdrachtnemer een aanvang heeft gemaakt met de uitvoering van de overeengekomen diensten.

Mondelinge afspraken binden Opdrachtnemer slechts nadat deze door Opdrachtnemer schriftelijk zijn bevestigd.

Wijzigingen in de overeenkomst of aanvullende opdrachten zijn slechts bindend indien schriftelijk overeengekomen. Mondelinge wijzigingsverzoeken kunnen leiden tot meerwerk dat afzonderlijk in rekening wordt gebracht.

Dienstverlening

Opdrachtnemer spant zich in de overeengekomen diensten naar beste vermogen en inzicht uit te voeren. De dienstverlening van Opdrachtnemer betreft een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is overeengekomen.

SaaS-diensten

Voor zover de Diensten bestaan uit het bieden van toegang tot VastPilot als Software-as-a-Service, verleent Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om gedurende de looptijd van de overeenkomst gebruik te maken van de overeengekomen functionaliteiten.

Maatwerk en implementatie

Indien is overeengekomen dat Opdrachtnemer een maatwerk workflow of AI-agent configureert, zal Opdrachtnemer dit realiseren op basis van de door Opdrachtgever aangeleverde informatie en vereisten. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde informatie.

Beschikbaarheid

Opdrachtnemer streeft naar een hoge beschikbaarheid van de cloud-diensten, maar geeft geen expliciete uptime-garantie tenzij schriftelijk overeengekomen in een Service Level Agreement (SLA). Geplande onderhoudswerkzaamheden worden vooraf aangekondigd.

Subcontractors

Opdrachtnemer is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van de diensten. Bij inschakeling van subverwerkers voor de verwerking van persoonsgegevens gelden de bepalingen uit artikel 8 en de eventueel gesloten verwerkersovereenkomst.

Verplichtingen opdrachtgever

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de correcte en rechtmatige aanlevering van alle data, documenten en andere informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de Diensten.

Opdrachtgever staat ervoor in dat hij gerechtigd is de aangeleverde data te verwerken en dat dit gebruik niet in strijd is met enig wettelijk voorschrift of recht van derden, waaronder begrepen de AVG.

Opdrachtgever zorgt voor een tijdige aanlevering van alle benodigde informatie en voor een bereikbare contactpersoon gedurende de implementatie- en beheerperiode.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het beheer van gebruikersnamen en wachtwoorden voor toegang tot de Diensten en voor het melden van onrechtmatig gebruik aan Opdrachtnemer zodra Opdrachtgever daarvan kennis heeft genomen.

Prijzen en betaling

Alle vermelde prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Opdrachtnemer is gerechtigd de prijzen jaarlijks te indexeren conform het CBS-prijsindexcijfer voor zakelijke dienstverlening.

Facturen dienen te worden voldaan binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd.

Bij niet-betaling na aanmaning is Opdrachtnemer gerechtigd:

• de toegang tot de Diensten op te schorten totdat de achterstand is voldaan;
• incassokosten in rekening te brengen conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten;
• de overeenkomst te ontbinden met behoud van recht op schadevergoeding.

Bezwaren tegen een factuur dienen binnen dertig (30) dagen na factuurdatum schriftelijk bij Opdrachtnemer te worden ingediend. Na het verstrijken van deze termijn wordt Opdrachtgever geacht de factuur te hebben aanvaard.

Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Diensten, de onderliggende software, documentatie, workflow-configuraties en overige materialen berusten bij Opdrachtnemer of diens licentiegevers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

De in het kader van de overeenkomst verleende gebruiksrechten zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik door Opdrachtgever. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de Diensten of onderdelen daarvan te sublicentiëren, door te verkopen of anderszins aan derden beschikbaar te stellen.

Opdrachtgever behoudt alle rechten op de door hem aangeleverde data en content. Opdrachtnemer verwerkt deze data uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de Diensten en zal deze niet voor andere doeleinden gebruiken.

Eventueel in opdracht van Opdrachtgever ontwikkelde maatwerk-configuraties en workflow-sjablonen zijn eigendom van Opdrachtnemer, tenzij uitdrukkelijk een eigendomsoverdracht is overeengekomen.

Geheimhouding en verwerking persoonsgegevens

Geheimhouding

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij ontvangen of waarover zij anderszins beschikken. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst en voor personen werkzaam bij of voor de desbetreffende partij.

Verwerking persoonsgegevens

Indien Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Diensten persoonsgegevens verwerkt namens Opdrachtgever, treedt Opdrachtnemer op als verwerker in de zin van de AVG. In dat geval sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, die onderdeel uitmaakt van de overeenkomst.

Opdrachtnemer neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of vernietiging. Bij een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens zal Opdrachtnemer Opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren.

Aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door Opdrachtgever is betaald, tot een maximum van € 10.000,00 per schadegeval.

Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie of verlies van data is uitdrukkelijk uitgesloten.

De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet:

• bij opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer of diens leidinggevenden;
• bij schending van de geheimhoudingsverplichting;
• bij schade voortvloeiend uit dood of lichamelijk letsel.

Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden die schade lijden als gevolg van het gebruik van de Diensten door Opdrachtgever of het handelen van Opdrachtgever in strijd met de overeenkomst of deze voorwaarden.

Overmacht

Opdrachtnemer is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen bij derde aanbieders (cloud-providers, API-aanbieders), overheidsmaatregelen, staking, brand, stroomuitval en cyberaanvallen.

Indien de overmachtsituatie langer dan dertig (30) dagen voortduurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder recht op schadevergoeding. In dat geval zal Opdrachtnemer een evenredig deel van de reeds betaalde vergoeding restitueren.

Duur en opzegging

De overeenkomst gaat in op de datum van ondertekening of elektronische bevestiging en wordt aangegaan voor de in de overeenkomst vermelde looptijd.

SaaS-abonnementen worden na afloop van de initiële periode automatisch verlengd met dezelfde periode, tenzij een der partijen de overeenkomst uiterlijk dertig (30) dagen voor het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt.

Opdrachtnemer is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien:

• Opdrachtgever in surseance van betaling verkeert of faillissement is aangevraagd;
• Opdrachtgever na ingebrekestelling een betalingsachterstand niet binnen zeven (7) dagen heeft voldaan;
• Opdrachtgever de Diensten misbruikt of in strijd met de overeenkomst gebruikt.

Bij beëindiging van de overeenkomst zal Opdrachtnemer Opdrachtgever gedurende dertig (30) dagen na beëindigingsdatum gelegenheid geven de eigen data te exporteren. Na deze periode worden data van Opdrachtgever vernietigd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst zullen in eerste instantie worden beslecht door middel van overleg tussen partijen. Indien partijen er niet in slagen het geschil in onderling overleg te beslechten, zal het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland.

Versie 1.0 · Vastgesteld januari 2026.
PortonToes Enterprise · KvK-nummer beschikbaar op verzoek · info@vastpilot.nl