Wat het doet
Input: een binnenkomend e-mailbericht (van een client, een wederpartij, de makelaar, het Kadaster). Output: een labeling (rechtsgebied, urgentie, gekoppeld dossier) plus een concept-antwoord dat de relevante stukken uit dat dossier al heeft meegenomen, klaar voor controle.
Een voorbeeld. Er komt een bericht binnen: "Wanneer kan de levering van de woning aan de Dorpsstraat plaatsvinden?" De dienst herkent het rechtsgebied (vastgoed), de urgentie (een lopende transactie met een datum), koppelt het aan het juiste dossier en stelt een concept op met de geplande passeerdatum erin. Uw medewerker leest het concept, controleert de datum tegen het dossier en verstuurt, of past het aan. De tijd gaat naar de inhoudelijke check, niet naar het uitzoeken waar het bericht thuishoort.
Waarom dit telt
Communicatie is in het notariaat de klacht nummer een: clienten die niet weten waar hun dossier staat, e-mails die blijven liggen omdat niemand weet bij welk dossier ze horen. Tegelijk laat onderzoek bij een groot juridisch kantoor zien dat AI de tijd voor documentbeoordeling met 50 tot 67 procent terugbracht (Everlaw, een indicatief en overdraagbaar cijfer, niet notariaat-specifiek). Voor de smallere taak van e-mail sorteren en een concept opstellen houden wij een voorzichtiger bandbreedte aan van indicatief 30 tot 43 procent tijdwinst op de e-mailverwerking. Een eigen pilotmeting in een notariskantoor moet dit nog bevestigen.
Hoe wij het lokaal doen
De e-mail wordt lokaal op de Mac Mini opgehaald, en een lokaal taalmodel bepaalt het rechtsgebied, de urgentie en het bijbehorende dossier, en stelt het concept op met context uit uw eigen stukken. Er gaat geen e-mailinhoud naar een externe provider. De concurrenten die inbox-classificatie aanbieden, aiNotaris en Springleaf, doen dit in de cloud (Springleaf via Azure OpenAI; zie de feature-matrix in onze vergelijking lokaal versus cloud). Het verschil is fundamenteel: bij hen verlaat het bericht het kantoor, bij ons niet.
De grens: u beslist
De dienst sorteert en stelt voor, meer niet. Het verstuurt nooit zelf. Een medewerker leest elk concept, controleert het tegen het dossier en bepaalt of het de deur uit gaat. Tuchtrechtelijk is dit een lichte toepassing: de AI ondersteunt het administratieve voorwerk, de inhoudelijke en juridische verantwoordelijkheid blijft bij het kantoor. Dat sluit aan op de geheimhoudingsplicht van artikel 22 Wet op het notarisambt en op het KNB AI-afwegingskader Deel 1 (2025): AI ondersteunt, de notaris blijft eindverantwoordelijk.
Wat het niet doet
- Nooit autonoom versturen: elk concept gaat eerst langs een mens.
- Geen juridisch advies in het concept, alleen een feitelijke reactie op basis van uw dossier.
- Geen toegang tot dossiers buiten de bevoegdheid van de gebruiker (rol-gebaseerde toegang).
Verwante diensten:
· Dossier-vraag-antwoord, geeft antwoord met bronverwijzing uit uw eigen stukken
· Akte-data-extractie, zet documenten om in gestructureerde velden
· WWFT-screening, brengt clientdata onder in een WWFT-schema met risicosignalering