Wat het doet
Input: de status van een dossier en de daaraan verbonden termijnen (een passeerdatum, een financieringsvoorbehoud, een inschrijftermijn). Output: conceptupdates richting de betrokken partijen op de momenten dat er iets verandert, plus signalen naar uw team wanneer een termijn nadert.
Een voorbeeld. Een dossier wacht op het verlopen van een financieringsvoorbehoud. De dienst houdt die datum bij, geeft uw team enkele dagen vooraf een signaal, en stelt een korte conceptupdate op voor koper en verkoper ("de financiering is rond, de passeerdatum staat gepland op ..."). U leest de update na, past hem aan waar nodig en verstuurt hem. Geen handmatig bijhouden van een lijstje deadlines meer, geen cliënt die belt omdat hij niets hoort.
Waarom dit telt
Communicatie en het uitblijven van status-updates is de grootste klachtenbron in het notariaat: de meeste klachten komen voort uit gebrek aan communicatie of te lang wachten. Tegelijk zijn gemiste deadlines een hoofdoorzaak van beroepsaansprakelijkheidsclaims in de juridische praktijk; verzekeraar Lawyers Mutual noemt gemiste termijnen de belangrijkste oorzaak van claims (Lawyers Mutual, indicatief, verzekeraar, kwalitatief, niet NL-specifiek). Een dienst die proactief informeert en op tijd waarschuwt, raakt precies die twee punten: tevredener cliënten en minder risico.
Hoe wij het lokaal doen
De status- en termijnbewaking draait lokaal op de Mac Mini en is gekoppeld aan uw eigen dossier. De status, de termijnen en de conceptberichten worden lokaal bijgehouden en opgesteld; er gaat geen dossierinhoud naar een externe provider (zie ook onze vergelijking lokaal versus cloud). Daarmee blijft de bewaking soeverein op uw bureau, niet in een datacenter elders.
De grens: u beslist
De dienst signaleert en bereidt voor, het communiceert niet zelfstandig. Elke uitgaande update is een concept dat u eerst leest en goedkeurt; de dienst verstuurt niets autonoom naar een cliënt of een tegenpartij. De termijnsignalen zijn een hulpmiddel naast uw eigen agenda, geen vervanging ervan: de bewaking van termijnen blijft uw verantwoordelijkheid. Dat sluit aan op de geheimhoudingsplicht van artikel 22 Wet op het notarisambt en op het KNB AI-afwegingskader Deel 1 (2025): AI ondersteunt, de notaris blijft eindverantwoordelijk.
Wat het niet doet
- Geen autonome communicatie: elke update gaat pas weg nadat u hem heeft goedgekeurd.
- Geen vervanging van uw agenda of dossierbewaking: de signalen komen er als extra controle bovenop.
- Geen juridische beoordeling van een termijn of de gevolgen ervan: dat blijft uw werk.
Verwante diensten:
· E-mail-triage, sorteert inkomende post en stelt concept-antwoorden voor
· Dossier-vraag-antwoord, stelt vragen aan uw eigen stukken met bronverwijzing
· Akte-data-extractie, zet documenten om in gestructureerde velden