1. Recht op inzage
Wat is het? U mag vragen of een organisatie uw persoonsgegevens verwerkt. Als dat zo is, dan mag u die gegevens ook zien. U mag ook weten waarvoor de organisatie ze gebruikt en aan wie ze ze hebben doorgegeven.
Wanneer gebruikt u dit? Bijvoorbeeld als een notariskantoor u als cliënt heeft en u wilt zien wat er in uw dossier staat, welke kopieën van ID, KvK-uittreksels of correspondentie zij bewaren.
Hoe vraagt u het aan? Stuur een e-mail naar de organisatie waar uw gegevens staan. Vermeld duidelijk om welke gegevens het gaat. De organisatie moet binnen één maand reageren.
Wat doet VastPilot? Wij geven u een overzicht van uw gegevens binnen één maand, conform de wettelijke termijn. Gratis, behalve als u dezelfde vraag binnen een jaar voor de derde keer stelt. (Wettelijke basis: AVG artikel 12 en 15.)
2. Recht op rectificatie (verbetering)
Wat is het? Kloppen uw gegevens niet? Dan mag u vragen dat de organisatie ze verbetert. Of u mag vragen om aanvullingen toe te voegen.
Wanneer gebruikt u dit? Bijvoorbeeld als uw adres veranderd is, uw naam verkeerd gespeld is, of uw geboortedatum fout staat.
Hoe vraagt u het aan? Stuur een e-mail met de correctie. Voeg eventueel een bewijs toe (bijvoorbeeld een uittreksel van de gemeente).
Wat doet VastPilot? Wij passen uw gegevens binnen vijf werkdagen aan en bevestigen dat per e-mail. (Wettelijke basis: AVG artikel 16.)
3. Recht op vergetelheid (verwijderen)
Wat is het? U mag in bepaalde gevallen vragen dat de organisatie uw gegevens helemaal verwijdert. Bijvoorbeeld als de organisatie ze niet meer nodig heeft.
Wanneer gebruikt u dit? Bijvoorbeeld na een intake die niet leidde tot een akte, of bij voorbereidende stukken die buiten de wettelijke bewaarplicht vallen.
Belangrijk: dit recht geldt niet altijd. Een notaris moet akten 20 jaar bewaren (conform de Wet op het notarisambt). Cliëntonderzoek voor de Wwft/AMLR heeft een eigen bewaartermijn van 5 jaar na einde van de zakelijke relatie.
Wat doet VastPilot? Bij verzoek tot verwijdering kijken wij eerst of er een wettelijke bewaarplicht is. Zo niet, dan verwijderen wij uw gegevens binnen 30 dagen uit alle systemen, inclusief back-ups. U krijgt bevestiging. (Wettelijke basis: AVG artikel 17.)
4. Recht op beperking
Wat is het? U mag vragen dat de organisatie uw gegevens tijdelijk niet gebruikt. Ze blijven dan wel bewaard, maar er gebeurt niets mee.
Wanneer gebruikt u dit? Bijvoorbeeld als u denkt dat uw gegevens niet kloppen en u wilt dat de organisatie ze niet gebruikt totdat dat is uitgezocht. Of als u bezwaar heeft gemaakt en wacht op de uitkomst daarvan.
Hoe vraagt u het aan? Stuur een e-mail met de reden.
Wat doet VastPilot? Wij markeren uw record als "beperkt" binnen één werkdag. Niemand kan er dan iets mee, behalve het bekijken zelf. (Wettelijke basis: AVG artikel 18.)
5. Recht op dataportabiliteit
Wat is het? U mag uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen, zodat u ze kunt overdragen naar een andere organisatie.
Wanneer gebruikt u dit? Bijvoorbeeld als u van notariskantoor wisselt en u wilt de niet-officiële stukken meenemen, of als u stopt met een dienst en uw gegevens elders wilt onderbrengen.
Hoe vraagt u het aan? Stuur een e-mail en vermeld in welk formaat u de gegevens wilt ontvangen (bijvoorbeeld PDF of JSON).
Wat doet VastPilot? Wij leveren uw gegevens binnen één maand, conform de wettelijke termijn, in een gestructureerd, veelgebruikt formaat (PDF, CSV of JSON). (Wettelijke basis: AVG artikel 12 en 20.)
6. Recht van bezwaar
Wat is het? U mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens, ook als de organisatie het volgens de wet wel mag.
Wanneer gebruikt u dit? Bijvoorbeeld als een organisatie uw gegevens gebruikt voor profilering of marketing, en u wilt dat zij dat stoppen.
Hoe vraagt u het aan? Stuur een e-mail met de reden van uw bezwaar.
Wat doet VastPilot? Wij beoordelen uw bezwaar binnen één maand. Als er geen zwaarwegende reden is om door te gaan, stoppen wij. (Wettelijke basis: AVG artikel 21.)
7. Recht: geen volledig geautomatiseerd besluit
Wat is het? Een organisatie mag geen belangrijk besluit over u nemen alleen op basis van een computer of AI. Er moet altijd een mens bij betrokken zijn die de uitkomst kan begrijpen, betwisten en zo nodig opzij zetten.
Wanneer gebruikt u dit? Bijvoorbeeld als een bank automatisch uw kredietaanvraag afwijst, of als een AI-systeem zonder menselijke tussenkomst een classificatie over u doet. U mag vragen om een menselijke beoordeling.
Hoe vraagt u het aan? Vraag aan de organisatie of het besluit door een mens is genomen. Als dat niet zo is, kunt u een menselijke herbeoordeling vragen.
Wat doet VastPilot? Onze AI neemt nooit zelfstandig een definitief besluit. Bij elk besluit met gevolgen voor u (concept-antwoord, classificatie, document-extractie) is er een menselijke goedkeuring vooraf door de notaris of medewerker. Op verzoek leveren wij een logboek waaruit blijkt wie wanneer welk besluit heeft genomen, passend bij de wettelijke 20-jaar bewaarplicht uit de Wna. (Wettelijke basis: AVG artikel 22 in combinatie met de KNB-aanbevelingen voor AI in het notariaat.)
8. Recht op informatie
Wat is het? Bij het verzamelen van uw gegevens moet de organisatie u uit zichzelf duidelijk vertellen wat zij ermee doet. Welke gegevens, voor welk doel, hoe lang ze worden bewaard, met wie ze gedeeld worden.
Wanneer gebruikt u dit? Bij elke nieuwe relatie (intake bij het kantoor, kennismakingsgesprek, ondertekening van een akte) hoort u dit standaard te krijgen. Vaak staat het in het privacybeleid of de algemene voorwaarden.
Wat doet VastPilot? Ons privacybeleid beschrijft op één pagina welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe lang en met wie. Onze verwerkersovereenkomst beschrijft hetzelfde op contract-niveau voor zakelijke klanten. (Wettelijke basis: AVG artikel 13 en 14.)
Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Bent u niet tevreden over hoe een organisatie met uw rechten omgaat? Dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat is gratis. De AP onderzoekt of de organisatie de AVG goed naleeft en kan boetes opleggen tot 4% van de wereldwijde jaaromzet.
U kunt ook eerst contact opnemen met de organisatie zelf. Een directe uitleg lost in de praktijk veel op. Bij VastPilot is dat privacy@vastpilot.nl met onderwerp "AVG-vraag". Wij reageren binnen drie werkdagen.
Verder lezen op deze site:
· Privacybeleid, wat we precies met uw gegevens doen
· Verwerkersovereenkomst (DPA), voor zakelijke klanten
· EU AI Act voor notarissen, KNB AI-afwegingskader + AMLR
Verder lezen op deze site:
· Wat VastPilot voor notariskantoren doet
· AI Act-checklist in 6 fasen
· Lokale AI vs cloud-AI, vergelijking met bronnen
· Woordenboek AI-compliance, 24 termen uitgelegd
· Hoe wij compliance-content schrijven