AI die binnen de regels blijft. Aantoonbaar.
Elk bedrijf werkt met vertrouwelijke gegevens en krijgt met nieuwe regels te maken, van de AVG tot de EU AI Act. Vastpilot is zo gebouwd dat het daarbinnen past, en dat u het kunt aantonen.
Van de AVG tot uw eigen sector.
Zes regels en richtlijnen waarmee we rekening houden, zo houdt u grip en kunt u het laten zien.
AVG
AVG en dataminimalisatie
De verwerking draait lokaal op uw eigen server. Persoonsgegevens verlaten het pand niet, dus u minimaliseert de blootstelling in plaats van data naar een cloud van een ander te sturen.
EU AI Act
EU AI Act
We houden rekening met de risico-indeling en de transparantie-eisen van de EU AI Act, zodat uw inzet uitlegbaar en toetsbaar blijft.
Audit trail
Audit trail en bronvermelding
Elke actie is herleidbaar in een onveranderlijke audit trail en elk antwoord komt met bron. U kunt altijd laten zien wat er is gebeurd en waarom.
Mens beslist
Menselijk oordeel voorop
Geen actie zonder uw goedkeuring. AI doet de stappen ertussen, het begin en het einde blijven menselijk.
AMLR 2027
WWFT en AMLR 2027
Bent u WWFT-plichtig, dan staat sanctiescreening tegen de EU- en VN-lijsten met risicoklasse voor u klaar, met elke stap vastgelegd in de audit trail.
Sectorregels
Sectorregels waar ze gelden
Werkt u in een sector met eigen regels, dan sluiten we daarop aan. Voor het notariaat bijvoorbeeld de Wna (geheimhouding en bewaarplicht), de GIN-gedragscode en het AI-afwegingskader van de KNB.
Zo maakt u het aantoonbaar.
Regels naleven is één ding, het kunnen laten zien is het echte werk. Dit legt u bij een controle of een vraag van een cliënt op tafel.
Register
Verwerkingsregister en grondslag
De verwerking draait lokaal, onder uw eigen verantwoordelijkheid. U houdt uw verwerkingsregister zoals u dat gewend bent; wij leveren per workflow een beschrijving van welke gegevens erin gaan, wat ermee gebeurt en hoe lang ze bewaard blijven. Die past direct in uw register.
Overeenkomst
Verwerkersovereenkomst
Voor het beheer op afstand (updates, onderhoud) sluiten we een verwerkersovereenkomst. Die is op aanvraag beschikbaar en beschrijft precies wat wij wel en niet kunnen zien. De inhoud van uw dossiers valt daarbuiten.
Export
Audit trail die u kunt exporteren
Elke stap, wat is gelezen, wat is voorgesteld, wie heeft goedgekeurd, staat in een onveranderlijk logboek op uw eigen server. Bij een vraag van een toezichthouder exporteert u de betreffende periode.
DPIA
DPIA-ondersteuning
Overweegt u een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), dan leveren we de technische input: dataflows, opslaglocaties, bewaartermijnen en de maatregelen per risico.
EU AI Act
De EU AI Act, praktisch
Het werk dat Pilo doet, tekstvoorbereiding, sortering en controlevoorbereiding met menselijke goedkeuring, valt in de praktijk niet in de verboden of hoog-risicocategorieën van de verordening. We documenteren per workflow de rol van het systeem en de menselijke controle, zodat u de transparantie-eisen kunt beantwoorden.
Sectorkaders
Sectorkaders, concreet
Voor het notariaat sluiten we aan op de Wna (geheimhouding en bewaarplicht) en het AI-afwegingskader van de KNB, de AI-weegschaal (november 2025): de notaris blijft eindverantwoordelijk, het systeem bereidt voor.
Drie vragen die we altijd krijgen.
Gaat er echt niets naar de cloud?
De verwerking van uw dossiers en documenten gebeurt op de server in uw pand. Wat wij voor beheer en controle bewaren is versleuteld en bevat geen leesbare dossierinhoud; beheer op afstand loopt via een beveiligde verbinding.
Wat gebeurt er bij een datalek?
Uw kantoor blijft verwerkingsverantwoordelijke; wij melden een incident als verwerker onverwijld aan u. Alles draait lokaal, dus de blootstelling is beperkt tot uw eigen omgeving. Voor de reconstructie en een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) leveren we de export uit de audit trail.
Kan ik stoppen?
Ja. Bij beëindiging exporteren we uw data en leveren die aan u op; het apparaat gaat terug. Er is geen cloud-account om leeg te trekken.
Waar u de regels zelf naleest.
Onze kennisbank over AI en compliance in het notariaat. Onderbouwd, met bronvermelding, en bijgehouden.
EU AI Act voor notariskantoren
Wat de verordening, het KNB-afwegingskader en BSN-verwerking betekenen voor uw organisatie in 2026.
EU AI Act-checklist
Zes fasen van AI-inventaris tot compliance, met een tijdsinschatting en een bron per stap.
EU AI Act, veertien vragen
Deadlines, Digital Omnibus, toezicht, boetes, BSN en het AI-register, kort beantwoord.
Wie houdt toezicht
AP, RDI, BFT, KNB en AMLA per rol uitgelegd, plus het hybride model uit de Uitvoeringswet.
Uitvoeringswet AI-verordening
Wat het voorstel regelt, waar het staat na de consultatie, en wat de vertraging betekent.
Boetes en het echte risico
De drie categorieën van artikel 99, de MKB-verzachting, en waarom AVG-handhaving realistischer is.
Een AI-register opstellen
Twaalf velden per systeem, de koppeling met uw AVG-verwerkingsregister en een jaarlijkse review.
De acht AVG-rechten
Per recht: wat het betekent, wanneer uw cliënt het gebruikt en hoe hij het aanvraagt.
Woordenboek AI-compliance
Vierentwintig begrippen uit de AI Act, AVG, AMLR en de beroepsregels, elk met bron-link.
Liever zien hoe Pilo bij u past?
In een kennismaking nemen we uw situatie door en laten we zien hoe Vastpilot past binnen de regels die voor u gelden.
30 minuten · bij u op kantoor of online · vrijblijvend