Alles wat kantoren Vastpilot vragen

Pilo AI is uw digitale collega. Hij draait op een machine in uw eigen pand en stuurt daar uw workflows aan. Vastpilot plaatst de machine, richt hem in op uw werk en houdt hem draaiend. U beslist wat er uitgaat.

Mail lezen, sorteren en beantwoorden met een concept. Offertes en documenten opbouwen. Verplichte controles klaarzetten. En kennisvragen beantwoorden met de bron erbij. Wat uw kantoor verder nodig heeft, bouwt Vastpilot in het traject.

Nee. Pilo AI koppelt via officiële API's met de systemen die u al gebruikt. U houdt uw eigen werkwijze.

Heeft uw kantoor systemen met een API, zoals uw CRM-, planning- of boekhoudpakket, dan koppelt Vastpilot Pilo AI daarmee via uw eigen API-key. Die key blijft lokaal op de server in uw pand. En u bepaalt per workflow wat Pilo AI daar mag lezen of uitvoeren.

Standaard wacht elk concept op uw akkoord. Per workflow bepaalt u zelf wat Pilo AI mag afronden en wat eerst langs u komt, en dat richt Vastpilot samen met u in. Elke actie komt in een audit trail, dus u kunt achteraf zien wie wat deed.

Daarom staat het brondocument ernaast als u nakijkt. U ziet waar elk gegeven vandaan komt en u corrigeert het ter plekke.

Minder overtypen en minder zoekwerk. Concepten staan klaar en kennisvragen zijn in seconden beantwoord. Iedereen logt persoonlijk in met een fysieke sleutel, dus elke handeling is te herleiden.

Het notariaat is de eerste sector van Vastpilot en daar is Pilo AI het verst. De manier van werken past ook bij andere kantoren waar dossiers en administratie de dag vullen. Bel gerust om te horen of het bij u past.

Uw dossiers en documenten staan op de server in uw pand, en uw mail ook. Pilo AI werkt ze daar af. Wat Vastpilot voor beheer bewaart is versleuteld en bevat geen leesbare dossierinhoud. Mail die u laat versturen gaat wel het pand uit, want dat loopt nu eenmaal via internet.

Op uw eigen server, bij u op kantoor, versleuteld met AES-256. Voor veilige updates en licentiebeheer maakt het systeem een beveiligde uitgaande verbinding. Uw dossiers gaan daarbij niet mee.

Pilo AI verwerkt uw dossiers en documenten op de server in uw pand. Er loopt wel een versleuteld beheerspoor naar buiten, met meldingen over schijfruimte, geheugen en de staat van de dienst. Daar zit geen leesbare dossierinhoud in. Ondersteunende platformdiensten zonder dossierinhoud draaien in een Duits datacenter binnen de EER.

Nee. De verwerking draait op de server in uw pand en Vastpilot kan daar niet zomaar bij. Geeft u Vastpilot uitdrukkelijk toestemming, bijvoorbeeld bij onderhoud, dan krijgt Vastpilot tijdelijk toegang. Elke handeling staat dan in de audit trail.

Nee. Pilo AI leert wel van uw eigen werk en uw correcties, maar dat gebeurt lokaal op uw eigen server. Die verbetering blijft van u. Vastpilot krijgt die data niet en deelt niets met andere kantoren.

Koppelt u Pilo AI aan uw CRM-, planning- of boekhoudpakket, dan gebruikt Vastpilot daarvoor uw eigen API-key. Die key wordt alleen lokaal op de server in uw pand bewaard, net als uw data. U bepaalt per workflow wat Pilo AI via die koppeling mag lezen of uitvoeren.

Daar is deze opzet juist voor bedoeld. De verwerking gebeurt op de server in uw pand, dus de inhoud van uw stukken blijft daar. Voor kantoren met een geheimhoudingsplicht is dat het verschil tussen wel en niet kunnen.

Dan werkt Pilo AI door. Alleen wat internet echt nodig heeft, zoals mail versturen, pakt vanzelf weer op zodra de verbinding terug is.

Uw data staat op de server in uw pand en blijft van u. U kunt alles exporteren en verwijderen wanneer u wilt. Er staat niets bij Vastpilot.

Eerst een kennismaking van dertig minuten. Daarna een verkenning op locatie, de Discovery Day. En dan een voorstel op maat. Vastpilot bouwt pas als de winst helder is.

Vastpilot loopt een dag met u mee en spreekt de collega's die het werk doen. U ziet een werkend voorbeeld op uw eigen processen, met de winst doorgerekend op uw eigen getallen. Daarna krijgt u de bevindingen op papier.

Na de Discovery Day weet u waar de winst zit. De eerste workflow draait meestal binnen enkele weken. Daarna komt er stap voor stap meer bij, telkens als het vorige stuk zich bewezen heeft.

Een plek voor de machine met een netwerkaansluiting. Hij past in uw meterkast of serverkast, en hij kan ook gewoon in een kast op kantoor staan. Verder een internetverbinding voor veilige updates, en een contactpersoon die het kantoor kent.

Nee. Vastpilot plaatst en beveiligt de machine, meestal in een dagdeel. Updates en onderhoud regelt Vastpilot op afstand.

Nee. Vastpilot leidt uw collega's op per rol, en wie alleen concepten goedkeurt, is er in een ochtend mee weg.

Kan een systeem geen koppeling aan, dan hoort u dat in de Discovery Day. Niet erna. Vastpilot zegt vooraf wat er op uw kantoor wel en niet kan.

Ja. Na elke stap beslist u of u verdergaat. Stopt u helemaal, dan exporteert Vastpilot uw data en levert die aan u op. Het apparaat gaat terug.

Met Vastpilot. Vastpilot is met twee man, dus u krijgt de personen aan de lijn die het gebouwd hebben. Er zit geen helpdesk tussen.

Dat hangt af van de omvang van uw kantoor en van wat u Pilo AI laat doen. In een kennismaking van dertig minuten rekent Vastpilot het samen met u door voor uw situatie.

Omdat één standaardprijs niet eerlijk zou zijn. Een klein kantoor met één workflow betaalt iets anders dan een groter kantoor met zes workflows.

Omdat een AI-collega nooit af is. Updates, beveiliging, support en actuele wetgeving zitten in de dienst. U krijgt elke maand een betere collega.

Nee. Eén maandbedrag met alles erin: de machine, de training, de updates, de beveiliging en de ondersteuning. De installatie en de inrichting spreekt Vastpilot vooraf met u af.

Dat bespreekt Vastpilot in de kennismaking, want de omvang hangt af van uw kantoor. Gaat u daarna door, dan verrekent Vastpilot de kosten volledig.

De overeenkomst loopt twaalf maanden. Daarna verlengt hij telkens met twaalf maanden, tenzij u twee maanden voor het einde opzegt. Dat staat ook in de algemene voorwaarden, want een looptijd hoort niet weggestopt te worden.

Dan stopt de dienst: de updates, de ondersteuning en de nieuwe functies. Uw gegevens krijgt u mee, binnen dertig dagen, in een formaat waar u wat aan heeft. Het apparaat haalt Vastpilot op, want dat is van Vastpilot. De gegevens erop niet.

De verwerking draait op de server in uw pand. Zo beperkt u de blootstelling van persoonsgegevens, in plaats van ze naar de cloud van een ander te sturen. Uw kantoor blijft verwerkingsverantwoordelijke en houdt het verwerkingsregister zoals u dat gewend bent. Vastpilot levert per workflow de beschrijving die daarin past.

Vastpilot houdt rekening met de risico-indeling en de transparantie-eisen van de verordening, zodat uw inzet uitlegbaar en toetsbaar blijft. Per workflow legt Vastpilot vast wat het systeem doet en waar de menselijke controle zit.

Dat doet u, samen met uw eigen adviseur. Vastpilot documenteert per workflow wat Pilo AI doet en met welke gegevens, zodat u die afweging onderbouwd kunt maken, maar classificeert niet voor u.

Die plicht is precies de reden dat dit lokaal draait. Pilo AI verwerkt uw dossiers op de server in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart is versleuteld en bevat geen leesbare dossierinhoud. Vraagt uw beroepsgroep om een beoordeling per toepassing, dan documenteert Vastpilot dat werk per workflow met u.

Ja. Vastpilot sluit aan op uw eigen kaders. Voor het notariaat zijn dat bijvoorbeeld de Wna, de GIN-gedragscode en het AI-afwegingskader van de KNB.

Ja. Elke stap staat in een onveranderlijk logboek op uw eigen server: wat is gelezen, wat is voorgesteld en wie heeft goedgekeurd. Bij een vraag van een toezichthouder exporteert u de periode die erbij hoort.

Uw kantoor blijft verwerkingsverantwoordelijke. Vastpilot is verwerker en meldt een incident onverwijld aan u. De verwerking gebeurt op de server in uw pand, dus de blootstelling blijft beperkt tot uw eigen omgeving. Voor de reconstructie en een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens levert Vastpilot de export uit de audit trail.

Dan past Vastpilot de documentatie aan en ziet u dat terug in de patch notes. Raakt een wijziging uw werk, dan meldt Vastpilot het erbij in plaats van het stil door te voeren.