Langs ieder afgesproken punt
Pilo loopt de punten na die bij de workflow horen en geeft ieder punt een uitkomst met een bron. En een punt dat niet te beoordelen valt, blijft gewoon zichtbaar.
Elke controle gelopen. Met de uitkomst vastgelegd.
Verplichte controles horen bij uw werk, maar het nalopen kost tijd. Pilo AI loopt de afgesproken punten na en legt per punt vast welke bron is gebruikt, zodat u de uitkomst later terugvindt. Wat afwijkt komt bovenaan en uw medewerker beslist.
Van controlepunt naar een uitkomst die u terugvindt
Uw protocol blijft leidend. Pilo loopt de punten na die u afspreekt en legt per punt de bron vast, met de afwijking bovenaan en de rest er controleerbaar onder.
Afwijkingen komen bovenaan
Wat afwijkt staat bovenaan, met de bron erbij. Uw medewerker ziet direct waar een besluit nodig is.
Vastgelegd om terug te vinden
Per punt staat vast welke bron is gebruikt en wat de uitkomst was. Dus zoekt u een oordeel later gewoon op in plaats van het te reconstrueren.
Vastpilot bouwt de controlelijst in
Wij vertalen uw protocol naar een controlelijst, koppelen de bronnen die erbij horen en testen daarna met echte dossiers uit uw eigen praktijk. Verandert uw protocol, dan bespreken we eerst de gevolgen.
Eén afgebakende controlelijst
We leggen vast welke punten erbij horen, welke bronnen gelden en wanneer iemand beslist. En ook wat uw medewerker te zien krijgt als een bron ontbreekt.
Testen met echte dossiers
Juist de bekende afwijkingen horen bij de test. Uw medewerker beoordeelt de uitkomsten en wij verwerken die feedback voordat de workflow in gebruik gaat.
Beheer volgens afspraak
Vastpilot beheert de koppeling en de lijst. En u houdt één aanspreekpunt voor ondersteuning en wijzigingen.
Wijzigingen eerst bespreken
Een nieuw protocol of een extra punt verandert wat Pilo naloopt. Dat bespreken we voordat we iets aanpassen.
U bepaalt wat een afwijking is
Uw kantoor kent het protocol en de uitzonderingen. Die kennis stuurt de inrichting. En u wijst aan wie afwijkingen beoordeelt.
U levert het protocol en de controlepunten die erbij horen.
U bepaalt per punt welke bron leidend is en wat als afwijking telt.
U wijst aan wie afwijkingen beoordeelt en besluiten neemt.
U bepaalt per workflow wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden.
Meer weten over de productwerking? Bekijk Pilo AI.
Wat vooraf duidelijk moet zijn
- Koppeling
- Pilo moet bij de dossiers en systemen kunnen waar de punten op rusten. Dat toetsen we in het traject, voordat we de lijst afbakenen.
- Controles
- Protocol op papier
- De punten moeten te benoemen zijn: wat controleren we, tegen welke bron en wat telt als afwijking. Zit dat in hoofden, dan schrijven we het eerst samen uit.
- Verantwoordelijke eigenaar
- Eén persoon bepaalt de grenzen en neemt besluiten, tijdens het testen en daarna. Die hoeft niet alles na te kijken, maar blijft wel eigenaar.
- Vastlegging en grens
- Het nalopen en vastleggen gebeurt op de machine in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld. Op Beveiliging staat de technische uitleg.
Wanneer Controles wel en niet past
Dit is een logisch begin
Controles past goed wanneer dezelfde punten terugkomen en per punt een bron aan te wijzen is. En er moet iemand zijn die de grens bepaalt en daar eigenaar van blijft.
Kies eerst iets anders
Vraagt vrijwel iedere controle een nieuw oordeel, begin dan ergens anders. Dat geldt ook als het protocol nergens vastligt.
Vragen die meestal als eerste komen
Keurt Pilo AI controles zelf goed?
Dat bepaalt u per workflow. U legt vast wat op akkoord wacht en wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden. Wat afwijkt komt altijd bij uw medewerker terecht.
Wat telt als een afwijking?
Dat legt u per controlepunt vast. Blijkt een regel te streng of te ruim tijdens het testen, dan passen we de afspraak aan.
Kunnen we een uitkomst later terugvinden?
Ja. Per punt staat vast welke bron is gebruikt en wat de uitkomst was. Dus zoekt u het antwoord op in plaats van het te reconstrueren.
Blijven onze dossiers in het kantoor?
Het nalopen en vastleggen gebeurt op de machine in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld. Op Beveiliging staat de technische uitleg.
Wat gebeurt er als een bron ontbreekt?
Dan komt het punt bovenaan te staan, net als een afwijking. Zo valt een gat op in plaats van dat het stil wordt overgeslagen.
Hoe beginnen we?
We onderzoeken eerst welke controles terugkomen en wie beslist. Op de trajectpagina leest u hoe we naar één eerste workflow gaan.
Zien hoe Vastpilot bij uw kantoor past?
Dertig minuten, vrijblijvend.