Uw inbox op volgorde. Een concept waar het kan.

Pilo AI zet spoed en ontbrekende informatie bovenaan in uw gewone mailbox. Bij terugkerende vragen staat er een antwoordconcept klaar. Uw medewerker controleert de inhoud en de ontvanger.

Bespreek uw mailbox

Bekijk hoe Pilo AI werkt

Van binnenkomende mail naar een helder besluit

Uw gewone mailroute blijft staan. Pilo leest mee volgens de regels die u vooraf afspreekt en zet het werk op volgorde.

Herkennen wat aandacht vraagt

Pilo herkent waar een bericht over gaat. Spoed en ontbrekende informatie komen bovenaan, reclame blijft apart. Zo weet uw medewerker waar die moet beginnen.

Een concept voor terugkerende vragen

Bij een vraag die binnen de regels valt, maakt Pilo een antwoordconcept in de toon van uw kantoor. Uw medewerker leest het na, past aan waar nodig en controleert de ontvanger.

Verder binnen de ingestelde grens

Per workflow bepaalt u wat op akkoord wacht en wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden. De mens beslist welke grenzen gelden. Daardoor kan dezelfde mailbox voor het ene bericht een concept tonen en voor het andere alleen aandacht vragen.

Vastpilot bouwt de afspraken in

Wij richten de koppeling en de workflow in, testen met voorbeelden uit uw mailbox en beheren de afgesproken techniek. Verandert uw werkwijze, dan bespreken we eerst wat dat betekent voor de regels en de grenzen.

Eén afgebakende workflow

We leggen vast welke berichten erbij horen, welke bronnen Pilo gebruikt en wanneer iemand moet beslissen. En wat uw medewerker ziet als informatie ontbreekt.

Testen met echte variatie

Juist bekende uitzonderingen horen bij de test, want daar moet een grens duidelijk zijn. Uw medewerker beoordeelt de concepten voordat de workflow in gebruik gaat.

Beheer volgens afspraak

Vastpilot verzorgt het afgesproken technische beheer. Voor ondersteuning en wijzigingen houdt u één aanspreekpunt, dus blijft duidelijk wie de werking bewaakt.

Wijzigingen eerst bespreken

Een nieuwe mailbox of een andere huisstijl verandert de workflow. De gevolgen bespreken we voordat we iets aanpassen, dus schuiven de grenzen niet ongemerkt mee.

U bepaalt wat op akkoord wacht

Uw kantoor kent de afzenders en de uitzonderingen die niet in een regel passen. Die kennis stuurt de inrichting. En u wijst aan wie de antwoorden controleert en wie verzendt.

U levert voorbeelden van gewone berichten en uitzonderingen.
U deelt de schrijfregels en bronnen die voor antwoorden gelden.
U wijst aan wie antwoorden controleert en verzendt.
U bepaalt per workflow welke stappen Pilo binnen vaste grenzen mag afronden.

Meer weten over de productwerking? Bekijk Pilo AI.

Wat vooraf duidelijk moet zijn

Koppeling: De koppeling met uw mailbox moet mogelijk zijn. Dat toetsen we in het traject, voordat we de workflow afbakenen en een planning vastleggen.
Mail
Regels en voorbeelden: We hebben representatieve berichten, uw schrijfregels en bekende uitzonderingen nodig. Daarmee toetsen we of de afbakening klopt en of een medewerker bij ieder twijfelgeval ziet waarom het bericht aandacht vraagt.
Verantwoordelijke eigenaar: Eén persoon bepaalt de grenzen en neemt besluiten, tijdens het testen en daarna. Die persoon blijft eigenaar van de gemaakte afspraken.
Route naar buiten: Na uw besluit stuurt uw eigen mailserver het bericht via internet. Voor de technische beveiliging en de versleutelde beheergegevens verwijzen we naar Beveiliging.

Wanneer Mail wel en niet past

Dit is een logisch begin

Mail past goed wanneer vragen terugkomen en uw kantoor duidelijke regels heeft voor antwoorden en verzending. Er moet genoeg herhaling zijn voor één afgebakende workflow.

Kies eerst iets anders

Begin niet met Mail wanneer vrijwel ieder bericht een nieuwe afweging vraagt. Dat geldt ook als niemand eigenaar is van de regels of de koppeling ontbreekt. Dan lost deze workflow niets op.

Vragen die meestal als eerste komen

Leest Pilo AI alle nieuwe mail?

U bepaalt welke mailbox en welke soorten berichten bij de workflow horen. Pilo gebruikt alleen de bronnen en regels die u voor deze taak afspreekt. Een andere bron komt er pas bij nadat u de afbakening aanpast.

Verstuurt Pilo AI antwoorden zelfstandig?

Dat bepaalt u per workflow. U legt vooraf vast wat op akkoord wacht en wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden. De mens beslist wie verzendt.

Blijft onze mail in het kantoor?

Pilo verwerkt mail lokaal waar het kan. Een verstuurde mail gaat via uw eigen mailserver over internet. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld en bevat geen leesbare dossierinhoud. Op Beveiliging staat de technische uitleg bij deze grens.

Kan Pilo AI onze eigen toon gebruiken?

Ja. U levert voorbeelden en schrijfregels aan. Tijdens het testen controleert uw medewerker of een concept klopt en bij uw kantoor past.

Wat gebeurt er met uitzonderingen?

Bekende uitzonderingen nemen we mee in de inrichting en de test. Wat buiten de grens valt, komt bij de aangewezen medewerker voor een besluit.

Hoe beginnen we?

We onderzoeken eerst welke mail terugkomt en wie beslist. Op de trajectpagina leest u hoe we van dat onderzoek naar één eerste workflow gaan en welke beslismomenten daarbij horen.