Van aanvraag naar conceptofferte

Pilo haalt voor deze offerteroute de gegevens die uw kantoor aanwijst uit de aanvraag en het bijbehorende dossier. Daarna staat een conceptofferte klaar in uw huisstijl, op basis van uw eigen prijslijst en voorwaarden. Uw medewerker controleert de inhoud en maakt de offerte definitief.

Bekijk de orderinvoer

Plan een kennismaking

Begin met de aanvraag, niet met een leeg document

De gegevens staan vaak al in de aanvraag en het dossier. Toch begint een medewerker vaak opnieuw met de offerte: namen overnemen, de juiste dienst kiezen, de actuele prijs erbij zoeken en de voorwaarden controleren.

Pilo zet dat voorwerk klaar op basis van de bronnen en regels die uw kantoor heeft afgesproken. Uw medewerker begint daardoor met een opgebouwd concept, terwijl de aanvraag het vertrekpunt en de controle bij uw kantoor blijven.

Lees hoe Pilo AI werkt

Van losse gegevens naar één controleerbaar concept

Eén offerteroute, opgebouwd uit afgesproken bronnen. De medewerker ziet waar het voorstel vandaan komt en houdt het laatste woord.

Aanvraag en dossier vormen de bron

Pilo leest de gegevens die voor deze offerteroute nodig zijn. Wanneer daar aanvullende informatie staat, gebruikt hij het dossier.

Uw prijsafspraken sturen het voorstel

Uw prijslijst en voorwaarden bepalen de inhoud. Vooraf kiest u welke bronnen en regels voor deze werkstroom gelden.

Uw medewerker beslist

De medewerker controleert de inhoud, past aan waar dat nodig is en beslist wat er naar de klant gaat.

Uw medewerker krijgt een concept, geen leeg document.

Vastpilot legt uw offerteroute vast

Eerst onderzoeken wij hoe aanvragen binnenkomen en welke gegevens in de offerte horen. Daarna richten wij de werkstroom in op uw bronnen en systemen.

Eén bron per gegeven

Wij leggen vast waar Pilo namen en dossiergegevens vandaan haalt. Voor prijzen en voorwaarden wijst uw kantoor één actuele bron aan.

Grenzen per werkstroom

Samen richten wij in wat Pilo mag voorbereiden en waar een medewerker beslist. Die grens kan per klant en per werkstroom verschillen.

Beheer na de start

Vastpilot beheert de techniek en bespreekt wijzigingen met uw vaste contactpersoon. Uw kantoor blijft eigenaar van inhoud en verzending.

U bepaalt wat een goede offerte is

Voor een bruikbaar concept hebben wij geen nieuwe werkwijze op papier nodig. Wel hebben wij voorbeelden uit de praktijk en actuele bronnen nodig die laten zien hoe uw kantoor nu offertes maakt en beoordeelt.

Representatieve offertes

Met verschillende voorbeelden zien wij welke informatie altijd terugkomt en waar keuzes nodig zijn.

Actuele bronnen

Uw kantoor wijst de prijslijst en voorwaarden aan. Ook geeft u aan welke huisstijl Pilo gebruikt. Wanneer een bron verandert, spreken wij af wie die wijziging doorgeeft.

Iemand uit de praktijk

Een medewerker controleert de eerste uitkomsten en legt uit waarom iets anders moet. Zo sluiten de regels aan op het echte werk.

Dit ligt vast vóór de eerste offerte klaarstaat

De bronnen en grenzen staan vooraf vast, net als de manier waarop uw medewerker het concept controleert. Daardoor weet iedere betrokkene precies wat Pilo in deze werkstroom voorbereidt en welke keuzes bij de medewerker blijven.

Invoer: U kiest welke aanvraaggegevens en dossierstukken bij deze offerteroute horen.
Offertelogica: Uw huisstijl bepaalt de vorm. De prijslijst en voorwaarden bepalen de inhoud.
Controle: Uw medewerker controleert de offerte en maakt haar definitief. De mens beslist.
Koppeling: Heeft uw systeem een officiële API, dan kan Vastpilot Pilo koppelen via uw eigen sleutel. Anders bespreken wij een andere route voordat wij bouwen.

Bekijk technische beveiligingsdetails

Orderinvoer past wanneer aanvragen genoeg op elkaar lijken

Deze werkstroom past bij offertes met herkenbare gegevens en actuele prijsregels die uw kantoor kan aanwijzen. Ook moet duidelijk zijn wie het concept controleert. Verschillen mogen blijven bestaan, zolang de medewerker ze kan uitleggen.

Wanneer het niet past

Iedere offerte vraagt een volledig nieuwe inhoudelijke afweging.
Niemand kan aanwijzen welke prijs of voorwaarde leidend is.
U wilt besluiten overdragen zonder menselijke controle.

Veelgestelde vragen

Moeten wij ons CRM of offertesysteem vervangen?: Nee. Pilo werkt met uw bestaande systemen wanneer die een bruikbare koppeling hebben. Tijdens het onderzoek hoort u wat wel en niet kan voordat wij iets bouwen.
Wat gebeurt er als gegevens ontbreken?: Uw medewerker controleert de aanvraag, het dossier en de conceptofferte. Wanneer informatie ontbreekt, vult de medewerker die aan of vraagt die op.
Bepaalt Pilo AI zelf de prijs?: Pilo gebruikt de prijslijst en regels die uw kantoor aanwijst. Uw medewerker controleert het voorstel en maakt de offerte definitief.
Kan iedere klant een andere grens krijgen?: Ja. U stelt grenzen in per klant en per werkstroom. Een vaste route kan daardoor anders werken dan een aanvraag met uitzonderingen.
Waar verwerkt Pilo AI onze dossiergegevens?: Pilo verwerkt dossiers en documenten op de server in uw pand. Op de beveiligingspagina leest u welke technische gegevens Vastpilot voor beheer bewaart en hoe beheer op afstand werkt.