Uw gegevens, helder uitgelegd.

1.Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via Vastpilot worden verwerkt is PortonToes Enterprise, gevestigd te Breukelen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42008749.

Voor vragen over deze pagina of over uw gegevens kunt u contact opnemen via de gegevens onderaan deze pagina.

2.Welke gegevens wij verwerken

Vastpilot verwerkt alleen de gegevens die nodig zijn om het voorwerk voor uw praktijk klaar te zetten. Welke dat precies zijn hangt af van de workflows die u gebruikt. In de meeste gevallen gaat het om de volgende categorieën.

• Dossier- en zaakgegevens die u zelf aanlevert, herkenbaar aan een dossiernummer zoals 24-118.
• Inhoud van e-mail en documenten die voor een workflow wordt ingelezen.
• Technische gegevens die nodig zijn om het lokale apparaat te laten werken, zoals logregels voor onderhoud.
• Contactgegevens van u en uw medewerkers, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer, voor support en accountbeheer.

3.Waarvoor wij de gegevens gebruiken

De gegevens worden uitsluitend gebruikt om het voorwerk voor uw praktijk voor te bereiden: het sorteren van binnenkomende post, het klaarzetten van concepten en het samenvatten van stukken, zodat u zelf de regie houdt en de controle doet.

De AI in Vastpilot is ondersteunend. Zij bespaart tijd en administratie, maar neemt geen beslissingen over uw dossiers. De vakinhoudelijke afweging blijft altijd bij u.

4.Op welke grondslag

Vastpilot verwerkt gegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst met uw praktijk en, voor onderhoud en beveiliging van de dienst, op basis van het gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en betrouwbaar te houden. Waar dat aan de orde is worden aanvullende afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Wanneer Vastpilot gegevens verwerkt in opdracht van uw praktijk, treedt Vastpilot op als verwerker in de zin van de AVG. De afspraken daarover voldoen aan artikel 28 AVG en worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

5.Hoe lang wij gegevens bewaren

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze verwerkt zijn. Concreet betekent dat het volgende.

1. Verwerkte dossier- en documentgegevens: zolang de overeenkomst met uw praktijk loopt. Ze staan op het apparaat in uw eigen pand. Stopt de overeenkomst, dan exporteren wij uw gegevens en leveren die aan u op. Het apparaat gaat terug. Er is geen cloud-account om leeg te trekken.
2. Het versleutelde logboek van uw kantoor: zolang de overeenkomst loopt. Daar staat geen leesbare dossierinhoud in. Regels halen wij er zelf niet uit. Wel wissen wij op verzoek de inhoud van een regel, zodat alleen de datum en het soort handeling overblijven. Wilt u dat, laat het gerust weten via de gegevens onderaan deze pagina. Automatisch opschonen na afloop van de overeenkomst doen wij nog niet.
3. Technische logregels voor onderhoud: maximaal twaalf maanden.
4. Gesprekken met Pilo op deze website: negentig dagen na het laatste bericht. Vroeg u in dat gesprek om contact, dan geldt die termijn niet, want dan is uw gesprek een aanvraag geworden. Zie artikel 8 en 9.
5. Waar hierboven een termijn staat, wissen wij de gegevens daarna veilig.

6.Hoe wij de gegevens beveiligen

Vastpilot neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, in lijn met artikel 32 AVG. Omdat alles lokaal draait, blijft de aanvalsoppervlakte klein.

Technische maatregelen

• Gegevens in rust worden versleuteld met AES-256-GCM.
• Alleen bevoegde medewerkers binnen uw praktijk komen bij het apparaat. Wij niet zomaar. Voor onderhoud is er een beveiligde beheerverbinding, en die gebruiken we alleen met uw toestemming. Elke keer dat het gebeurt staat in de audit trail.
• Inloggen gebeurt met persoonlijke accounts en een fysieke beveiligingssleutel (WebAuthn), en elke actie wordt vastgelegd in een onveranderlijke audit trail.

7.Cookies en lokale opslag

Vastpilot zet geen tracking-cookies en gebruikt geen advertentiepixels. Er is één script dat van buiten komt, en dat is de bot-controle op het contactformulier en de chat. Wat die controle doet en ziet, staat in artikel 10. Er is dus geen partij die uw bezoek over websites heen kan volgen. Wat er wel is, staat hieronder, met per onderdeel waarom het er is en hoe lang het blijft.

Noodzakelijk

Eén cookie, vp-consent, waarin uw keuze uit het toestemmingsvenster wordt bewaard. Zonder die cookie zouden we het bij elk bezoek opnieuw moeten vragen. Hij is van onszelf (first party), blijft een jaar staan en bevat niets anders dan uw keuze en het moment waarop u die maakte.

Voorkeuren, uit te zetten wanneer u wilt

Deze gegevens staan in de lokale opslag van uw browser, niet in een cookie. Wij lezen ze niet uit. Op één ding na. Begint u een gesprek met Pilo, dan gaat het kenmerk van dat gesprek mee naar onze server. Anders weet Pilo niet bij welk gesprek uw volgende bericht hoort. Artikel 8 legt uit wat er dan precies gebeurt. Ze horen bij functionaliteit die u zelf in gang zet, dus ze staan aan tenzij u ze uitzet:

• de stand van de Pilo-widget, zodat een gesprek niet verdwijnt als u doorklikt
• een concept van wat u in het contactformulier typt, zodat het niet weg is als u per ongeluk wegnavigeert

De rondleiding op de homepage bewaart niets; die start alleen als u er zelf op klikt. Zet u deze categorie uit, dan werkt de site gewoon; hij onthoudt alleen niets. Wat er al stond, wissen we op dat moment meteen, en verdere schrijfacties worden geweigerd zolang de categorie uit staat.

Statistieken, alleen met uw toestemming

Deze categorie staat standaard uit. Op deze site meten we niets. Geen bezoekersstatistiek. Geen analytics-script. Geen logboek dat tot een persoon te herleiden is. Gaan we hier ooit wel meten, dan zetten we deze categorie alleen aan voor wie hem aanvinkt.

Onze gedrukte visitekaartjes vallen daarbuiten. Achter zo'n kaartje zit een eigen pagina. Die telt elk bezoek en elke klik op een knop. Zo zien wij of het drukwerk iets oplevert. Er komt geen cookie aan te pas. Er gaat geen IP-adres in de telling. Er valt dus niets tot u te herleiden.

Uw keuze wijzigen of intrekken

Uw keuze is op elk moment aan te passen; intrekken is net zo eenvoudig als geven. Gebruik de knop hieronder, of de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina.

Cookievoorkeuren openen

8.De chat op deze website

Rechtsonder op elke pagina staat Pilo. Die chat werkt anders dan het Vastpilot dat bij klanten in het pand draait. Dat verschil is voor u van belang.

Stelt u een vraag, dan gaat uw bericht naar onze server. Van daar gaat het naar Claude Haiku, een taalmodel van het Amerikaanse Anthropic. Zonder die stap komt er geen antwoord. Bij klanten met een eigen apparaat draait het model in het pand. Hier op de website dus niet.

Wat er meegaat:

• Het gesprek zelf, dus uw vragen en de antwoorden.
• Een willekeurig kenmerk dat uw browser aanmaakt, zodat een gesprek doorloopt als u verder klikt.
• De pagina waar u begon, en het type browser.
• Uw naam, mailadres of telefoonnummer, maar alleen als u die zelf invult om contact te vragen.

Naar Anthropic gaat uw IP-adres niet mee. We rekenen er tijdelijk mee tegen misbruik, maar bewaren het niet. De bot-controle uit artikel 10 krijgt hem wel, want daar is hij het halve antwoord.

Negentig dagen na uw laatste bericht wissen we het gesprek, en dat gaat elke nacht automatisch, zodat er niets blijft rondslingeren omdat iemand vergat op te ruimen. Vraagt u om contact, dan blijft dat gesprek wel staan, want er moet iemand op reageren. Wilt u het eerder weg? Laat het weten via de gegevens onderaan deze pagina.

Nog dit. Typ er niets in wat u niet kwijt wilt. Gaat uw vraag over een concreet dossier, bel dan even of mail ons, dan houden we het bij de beveiligde weg.

9.Het contactformulier

Vult u het formulier op de contactpagina in, of laat u via de chat uw gegevens achter, dan komt die aanvraag bij ons binnen als een bericht. We slaan hem op zodat we hem kunnen behandelen en later kunnen terugvinden.

Wat we bewaren:

• Uw naam en mailadres, en als u ze invult ook uw bedrijfsnaam en telefoonnummer.
• Uw bericht, en de antwoorden die u in de vragenlijst aanklikte.
• De pagina waar u het formulier verstuurde, en het type browser.
• Een versleutelde weergave van uw IP-adres. Daarmee herkennen we spam. Uit die weergave valt uw IP-adres niet terug te rekenen.

We sturen onszelf een melding dat er een aanvraag binnen is. Dat loopt via de partij die onze mail verstuurt, en die krijgt uw gegevens dus mee.

Na vierentwintig maanden verwijderen we de aanvraag, en dat gebeurt elke nacht automatisch. Wordt u klant, dan gaan uw gegevens over naar de klantadministratie, met de termijnen die daarvoor gelden. Wilt u eerder weg? Laat het weten via de gegevens onderaan deze pagina, dan doen we dat.

Wat u in de vragenlijst aanklikt voordat u verstuurt, blijft in uw eigen browser staan. Dat valt onder de voorkeuren uit artikel 7.

10.De bot-controle op formulier en chat

Op het contactformulier en in de chat zit een controle die kijkt of u een echte bezoeker bent, en niet een script. Zonder die controle kan een geautomatiseerd programma het formulier duizenden keren per dag invullen, en dan komt uw echte bericht niet meer boven. Meestal ziet u er niets van, want de controle draait in de achtergrond. Soms verschijnt er een vinkje dat u even aanklikt.

Die controle heet Turnstile en komt van het Amerikaanse Cloudflare. Uw bericht gaat er niet doorheen, en uw naam en mailadres evenmin. Cloudflare kijkt naar de verbinding waarmee u binnenkomt, niet naar wat u typt.

Wat Cloudflare daarbij ziet:

• Uw IP-adres.
• Een kenmerk van de beveiligde verbinding die uw browser opzet.
• Het type browser.
• Om welke website de controle gaat.

Wij krijgen alleen het antwoord terug, geslaagd of niet. Dat leggen we vast met de versleutelde weergave van uw IP-adres uit artikel 9, zonder uw bericht erbij, zodat we later kunnen zien hoeveel pogingen zijn geweigerd.

Loopt de controle vast, bijvoorbeeld doordat Cloudflare even onbereikbaar is, dan weigeren wij de inzending in plaats van hem alsnog door te laten. Dat is een bewuste keuze, want een controle die niet gedraaid heeft, is geen geslaagde controle. Probeer het in dat geval over een minuut opnieuw. Lukt het dan nog steeds niet, bel ons gerust, dan nemen we het telefonisch op.

Cloudflare gebruikt deze signalen ook om zijn eigen bot-herkenning te verbeteren, en daarvoor is Cloudflare zelf verantwoordelijke en niet Vastpilot. Wat zij in die rol met de signalen doen, staat in hun privacyverklaring voor Turnstile.

11.Uw rechten

Als betrokkene heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitoefenen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

• Inzage in de gegevens die van u verwerkt worden.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Beperking van of bezwaar tegen de verwerking.
• Ontvangst van uw gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat (dataportabiliteit).

Bent u het niet eens met de manier waarop uw gegevens verwerkt worden, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12.Wijzigingen in deze verklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.