Een antwoord uit uw eigen dossier. Met de vindplaats erbij.

U stelt een vraag over een contract of dossier. Pilo AI antwoordt vanuit uw eigen stukken en zet de vindplaats erbij, zodat u het antwoord zelf kunt controleren. U hoeft de bron dus niet op goed vertrouwen aan te nemen.

Bespreek uw kennisvragen

Bekijk hoe Pilo AI werkt

Van een losse vraag naar een controleerbaar antwoord

Uw stukken blijven staan waar ze staan. Pilo zoekt in de bronnen die u vooraf aanwijst en zet bij het antwoord de vindplaats. Eerst het antwoord, dan de passage.

Zoeken in wat u aanwijst

Pilo doorzoekt de dossiers en mappen die bij deze vraag horen. Wat buiten die selectie valt, blijft buiten het antwoord. Een bron die u niet vrijgeeft, levert dus geen uitkomst.

Het antwoord met de passage erbij

Bij het antwoord staat de vindplaats: het document en de plek in dat document. Uw medewerker leest die passage na. Klopt het, dan is het klaar.

Wat er gebeurt als de bron ontbreekt

Staat het niet in de aangewezen stukken, dan hoort het niet in het antwoord. Wat uw medewerker in dat geval te zien krijgt, spreken we vooraf af. En dan is duidelijk dat er iemand aan de slag moet in plaats van dat er iets wordt aangenomen.

Vastpilot richt de kennisbronnen in

Wij bepalen samen met u welke stukken meetellen, koppelen die bronnen aan Pilo en testen met vragen die uw kantoor echt stelt. Verandert uw ordening, dan bespreken we eerst wat dat betekent voor de bronnen en de vindplaats.

Bronnen afbakenen

We leggen vast welke dossiers en welke documentsoorten bij deze vraagsoort horen. Ook spreken we af wat er met oude versies gebeurt. Anders komt een antwoord uit een stuk dat allang is vervangen.

Testen met echte vragen

Standaardvragen zijn niet genoeg. Juist de vraag waarop twee documenten elkaar tegenspreken laat zien of de vindplaats klopt. Uw medewerker beoordeelt de antwoorden en wij verwerken die feedback voordat de workflow in gebruik gaat.

Beheer volgens afspraak

Vastpilot verzorgt het afgesproken technische beheer van de koppeling en de zoekindex. Voor ondersteuning en wijzigingen houdt u één aanspreekpunt. Dus blijft duidelijk wie de werking bewaakt.

Wijzigingen eerst bespreken

Een nieuwe map, een ander documentsysteem of een extra bron verandert wat Pilo terugvindt. We bespreken de gevolgen voordat we iets aanpassen. Zo verschuift de afbakening niet ongemerkt mee met een technische wijziging.

U bepaalt welke stukken mogen meetellen

Uw kantoor weet welke versie leidend is en welke map niemand meer bijhoudt. Die kennis stuurt de inrichting. En u wijst aan wie het antwoord controleert voordat het ergens anders terechtkomt.

U wijst de dossiers en mappen aan die bij deze vragen horen.
U geeft aan welke bron voorgaat als twee stukken elkaar tegenspreken.
U levert de vragen die uw medewerkers nu het meeste zoekwerk kosten.
U bepaalt per workflow welke stappen Pilo binnen vaste grenzen mag afronden.

Meer weten over de productwerking? Bekijk Pilo AI.

Wat vooraf duidelijk moet zijn

Koppeling: Pilo moet bij uw stukken kunnen. Welke koppeling daarvoor nodig is, toetsen we in het traject, voordat we de vraagsoort afbakenen en een planning vastleggen.
Kennisbronnen
Ordening van de stukken: We hebben stukken nodig die vindbaar zijn en een versie die leidend is. Staat dezelfde afspraak in vier mappen in vier vormen, dan is de vindplaats geen antwoord maar een nieuwe vraag. Dat ruimen we eerst op.
Verantwoordelijke eigenaar: Eén persoon bepaalt de grenzen en kan besluiten nemen tijdens het testen en daarna, als de workflow draait. Die persoon hoeft niet ieder antwoord na te lezen, maar blijft wel eigenaar van de gemaakte afspraken.
Grens van het antwoord: Zoeken en antwoorden gebeurt op de machine in uw pand. Gaat een antwoord daarna mee naar buiten, dan is dat uw besluit en uw route. Voor de technische beveiliging en de versleutelde beheergegevens verwijzen we naar Beveiliging.

Wanneer Kennisvragen wel en niet past

Dit is een logisch begin

Kennisvragen past goed wanneer dezelfde vraag blijft terugkomen en het antwoord in uw eigen stukken staat. Er moet genoeg herhaling zijn om één vraagsoort af te bakenen. En er moet iemand zijn die kan aanwijzen welke bron leidend is.

Kies eerst iets anders

Zit het antwoord meestal in iemands hoofd en niet in een document, begin dan ergens anders. Dat geldt ook als de stukken zo verspreid staan dat niemand de leidende versie kan aanwijzen.

Vragen die meestal als eerste komen

Verzint Pilo AI een antwoord als het er niet staat?

Bij het antwoord hoort een vindplaats. Ontbreekt die, dan staat de informatie niet in de aangewezen bronnen. Wat uw medewerker op dat moment te zien krijgt, leggen we bij de inrichting vast, zodat een ontbrekende bron opvalt in plaats van wegvalt.

Doorzoekt Pilo AI al onze dossiers?

U bepaalt welke bronnen bij deze vraagsoort horen. Pilo gebruikt alleen de stukken en regels die u voor deze taak afspreekt. Een andere map of bron komt er pas bij nadat u de afbakening aanpast.

Verlaten onze stukken het kantoor?

Zoeken en antwoorden gebeurt op de machine in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld en bevat geen leesbare dossierinhoud. Op Beveiliging staat de technische uitleg bij deze grens.

Mag iedereen alles bevragen?

Welke medewerker welke bronnen mag bevragen, leggen we bij de inrichting vast. We nemen daarbij de rechten mee die in uw eigen systemen al gelden. U wijst aan wie dat beheert.

Wat gebeurt er bij tegenstrijdige stukken?

Dan komen de vindplaatsen naast elkaar te staan en beslist uw medewerker. Welke bron voorgaat, kunt u vooraf vastleggen. Blijft er twijfel? Dan hebben de stukken zelf aandacht nodig.

Hoe beginnen we?

We onderzoeken eerst welke vragen terugkomen, waar die antwoorden nu staan en wie ze controleert. Op de trajectpagina leest u hoe we van dat onderzoek naar één eerste workflow gaan en welke beslismomenten daarbij horen.