Elke wijziging naast uw planning. Conflicten vallen direct op.

Een afspraak schuift of een verzoek komt tussendoor binnen. Pilo AI legt elke wijziging naast de planning die er al staat. Botst er iets of ontbreekt er iets, dan ziet uw medewerker dat meteen en bepaalt die wat er verandert.

Bespreek uw planning

Bekijk hoe Pilo AI werkt

Van een losse wijziging naar een planning die klopt

Uw team blijft in het eigen pakket werken. Pilo leest wat er staat en legt elke wijziging daarnaast, voordat er iets verschuift.

Wat er binnenkomt

Een nieuwe afspraak of een verzetting komt binnen via mail of telefoonnotitie. Pilo zoekt de plek in de planning waar die bij hoort.

De vergelijking

Pilo legt de wijziging naast wat er al staat. Botsen twee afspraken, dan wordt dat gemarkeerd. Mist er een gegeven, zoals een dossiernummer of een locatie, dan ook. U ziet dus meteen waar het knelt.

Uw medewerker beslist

Het resultaat staat klaar voor controle. Uw medewerker bepaalt wat er verandert. En u legt per workflow vast wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden.

Vastpilot richt de koppeling in

Wij koppelen Pilo aan het pakket waarin uw planning nu staat. Wat als conflict telt, leggen we samen vast en testen we met echte weken uit uw eigen agenda.

Koppeling met uw pakket

Pilo leest de planning waar die nu staat, in het pakket dat uw team al kent. Er komt geen tweede agenda naast.

Regels voor wat botst

Wanneer twee afspraken te dicht op elkaar staan, verschilt per kantoor. Die regels leggen we vooraf vast, zodat Pilo markeert wat u een knelpunt vindt.

Testen met echte weken

We draaien eerst mee met weken die al zijn geweest, zodat te scherpe of te ruime regels opvallen voordat de workflow in gebruik gaat.

Wijzigingen eerst bespreken

Een ander pakket of een extra agenda verandert wat Pilo ziet. De gevolgen bespreken we voordat we iets aanpassen, dus schuift de afbakening niet ongemerkt mee. Dat geldt ook voor een nieuwe vestiging.

U bepaalt wat een conflict is

Uw kantoor weet welke afspraken vast staan en waar ruimte zit. Die kennis stuurt de regels en bepaalt wie de gemarkeerde wijzigingen beoordeelt.

U wijst de agenda's en roosters aan die meetellen.
U legt vast wat telt als botsing of als ontbrekend gegeven.
U wijst aan wie de gemarkeerde wijzigingen controleert.
U bepaalt per workflow of Pilo alleen leest of binnen vaste grenzen ook iets afrondt.

Meer weten over de productwerking? Bekijk Pilo AI.

Wat vooraf duidelijk moet zijn

Koppeling: Pilo moet bij uw planning kunnen. Welke koppeling daarvoor nodig is, toetsen we in het traject, voordat we regels vastleggen en gaan testen.
Planning
Eén planning die klopt: De planning in het pakket moet de echte zijn. Staat de halve week alleen in hoofden of op papier, dan valt er niets te vergelijken. Dat ruimen we eerst op.
Verantwoordelijke eigenaar: Eén persoon bepaalt de regels en neemt besluiten, tijdens het testen en daarna. Die persoon blijft eigenaar van de gemaakte afspraken.
Grens van de vergelijking: Het vergelijken gebeurt op de machine in uw pand. Voor de technische beveiliging en de versleutelde beheergegevens verwijzen we naar Beveiliging.

Wanneer Planning wel en niet past

Dit is een logisch begin

Planning past goed wanneer wijzigingen vaak binnenkomen en het naast elkaar leggen nu tijd kost. Er moet een pakket zijn waarin de planning echt wordt bijgehouden. En er moet iemand zijn die kan zeggen wat een knelpunt is.

Kies eerst iets anders

Leeft de echte planning buiten het pakket, begin dan ergens anders. Dat geldt ook wanneer er zo weinig schuift dat niemand er werk aan heeft.

Vragen die meestal als eerste komen

Verzet Pilo AI zelf afspraken?

Wat Pilo mag, legt u per workflow vast. In de basis zet hij knelpunten klaar en beslist uw medewerker. Wilt u dat Pilo binnen vaste grenzen een stap afrondt, dan spreken we die grenzen vooraf af.

Moet ons team in een ander pakket gaan werken?

Nee. Pilo leest de planning waar die nu staat. Uw team blijft werken zoals het gewend is, in het eigen pakket.

Welke agenda's ziet Pilo AI?

Alleen de agenda's en roosters die u aanwijst. Een agenda buiten die afbakening telt niet mee in de vergelijking.

Verlaat onze planning het kantoor?

Het vergelijken gebeurt in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld en bevat geen leesbare planning. Op Beveiliging staat de technische uitleg bij deze grens.

Wat gebeurt er met een onvolledige wijziging?

Die wordt gemarkeerd, met erbij wat er mist. Uw medewerker vult aan of vraagt na, dus valt een half verzoek op in plaats van dat het stil in de planning belandt.

Hoe beginnen we?

We kijken eerst hoe uw planning nu loopt en wie wijzigingen verwerkt. Op de trajectpagina leest u hoe we van dat onderzoek naar één eerste workflow gaan en welke beslismomenten daarbij horen.