De afspraken, zonder kleine lettertjes.

1.Definities

In deze voorwaarden bedoelen we met een paar begrippen steeds hetzelfde. Om misverstanden te voorkomen, leggen we ze hier kort uit.

• Vastpilot: de dienst en het lokale apparaat waarmee het voorwerk voor uw praktijk wordt klaargezet. Vastpilot is een handelsnaam van PortonToes Enterprise, een vennootschap onder firma, gevestigd te Breukelen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42008749.
• Klant: de praktijk of onderneming die een overeenkomst met Vastpilot aangaat.
• Overeenkomst: de afspraken tussen Vastpilot en de klant, waar deze voorwaarden onderdeel van zijn.
• Apparaat: de server die Vastpilot bij de klant plaatst en beheert. Het apparaat blijft eigendom van Vastpilot; de data erop is en blijft van de klant.

2.Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst tussen Vastpilot en de klant en voor elk gebruik van de dienst. Afwijkende afspraken gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd en door beide partijen zijn bevestigd.

Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen.

3.Wat Vastpilot levert, en van wie wat is

Vastpilot levert een lokaal apparaat met software die het voorwerk voor uw praktijk voorbereidt, plus het onderhoud gedurende de looptijd van de overeenkomst. De eenmalige installatie en de inrichting van de workflows worden apart met u overeengekomen.

De precieze omvang van de dienst, waaronder het aantal workflows en het serviceniveau, staat beschreven in de overeenkomst.

Van wie is wat

Kort gezegd: de pijplijn is van ons, wat erdoorheen gaat is van u. De opbouw van een workflow, de stappen erin en de software eronder zijn van Vastpilot. Uw bedrijfsgegevens, uw instellingen en alles wat de workflow verwerkt of oplevert, zijn van u. Hieronder staat dat per laag uitgewerkt.

• De gegevens van de klant en alles wat de dienst daaruit maakt, zijn en blijven van de klant.
• De instellingen, prompts, teksten, drempels en voorbeelden die de werkwijze van de klant vastleggen zijn van de klant, ook als Vastpilot ze heeft opgeschreven. Hetzelfde geldt voor een index of afstemming die uitsluitend uit gegevens van de klant is opgebouwd.
• Het apparaat, het dashboard, het platform, de onderliggende software en de update-keten zijn en blijven van Vastpilot, en ook de workflows en agents die Vastpilot voor de klant inricht. De klant heeft daarop een gebruiksrecht zolang de overeenkomst loopt.
• Workflows die de klant zelf bouwt, zijn van de klant.
• Het taalmodel op het apparaat is van de maker ervan en staat onder diens licentie. Vastpilot gebruikt modellen met een licentie die dit gebruik toestaat en levert de licentievoorwaarden mee op het apparaat.

De klant zit nooit vast. Bij beëindiging leveren wij binnen dertig dagen alles wat van de klant is in een gangbaar, machineleesbaar formaat: de gegevens, de instellingen, de prompts, de teksten en een leesbare beschrijving van elke ingerichte workflow. Wij garanderen niet dat die beschrijving zonder ons platform werkt.

Om te kunnen blijven meten of de workflows goed werken, bewaart Vastpilot meetmateriaal en leert Vastpilot van het gebruik. Dat gebeurt uitsluitend geanonimiseerd en niet tot de klant herleidbaar. Vastpilot bewaart geen documenten van de klant voor eigen gebruik.

Oplevering en herstel

Wat een workflow moet doen om goed te zijn, leggen wij voor de start samen met de klant vast. Daarop testen wij bij de oplevering. Gedurende drie maanden na acceptatie herstellen wij kosteloos gebreken die bij die test niet zichtbaar waren en die aan ons toe te rekenen zijn.

4.Wat wij van u vragen

Om de dienst goed te laten werken, vragen we een paar dingen van de klant. Deze zijn vanzelfsprekend, maar we noemen ze voor de duidelijkheid.

• Zorg voor een geschikte plek voor het apparaat, met stroom en een netwerkverbinding.
• Houd de toegang tot het apparaat beperkt tot bevoegde medewerkers binnen de praktijk.
• Lever de gegevens aan die nodig zijn om een workflow in te richten en te gebruiken.
• Levert u API-keys of andere toegangsmiddelen aan voor koppelingen met uw eigen systemen, dan staat u ervoor in dat u bevoegd bent die koppeling te laten leggen en dat het gebruik past binnen uw afspraken met de leverancier van dat systeem. Vermoedt u dat zo’n key is gelekt, trek hem dan in of vervang hem en meld het ons direct.
• Meld storingen, verlies van toegang of een vermoeden van misbruik zo snel mogelijk, zodat er op tijd ingegrepen kan worden.

5.Vergoeding en betaling

De klant betaalt voor de dienst een vergoeding zoals vastgelegd in de overeenkomst. De hoogte hangt af van de omvang van de praktijk en het aantal workflows. Het is een abonnement, geen eenmalige aanschaf.

1. Facturen worden voldaan binnen veertien dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Bij overschrijding is de klant zonder aanmaning de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
2. De vergoeding kan één keer per jaar worden aangepast op basis van indexering of een gewijzigde omvang van de dienst. Een aanpassing kondigen we ten minste drie maanden van tevoren schriftelijk aan. Bent u het er niet mee eens, dan kunt u binnen dertig dagen na die aankondiging opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
3. Blijft betaling na een herinnering uit, dan kan Vastpilot de dienstverlening opschorten totdat het openstaande bedrag is voldaan. De data van de klant blijft daarbij behouden en wordt nooit als drukmiddel verwijderd.

6.Looptijd, opzegging en beëindiging

• De overeenkomst gaat in bij de oplevering en loopt door totdat een van beide partijen opzegt.
• Opzeggen kan schriftelijk of per e-mail, met een opzegtermijn van één maand. De klant zit dus niet aan een jaar vast.
• Is in de overeenkomst een vaste looptijd afgesproken, bijvoorbeeld voor de huur van het apparaat, dan geldt die voor dat onderdeel.

Bij beëindiging exporteren we de gegevens van de klant en leveren die op in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Dat gebeurt binnen dertig dagen na de einddatum, dezelfde termijn die het privacybeleid noemt. Daarna halen we het apparaat op. Het wissen gebeurt zoals hieronder beschreven, en niet eerder. Er is geen cloud-account om leeg te trekken. De gegevens stonden immers al in het pand van de klant.

Overstap naar een andere leverancier

Na de opzegging volgt een overstapperiode van dertig dagen, te rekenen vanaf de einddatum. In die periode blijft de dienst beschikbaar op het niveau van vlak daarvoor en ondersteunt Vastpilot de klant bij de overstap naar een andere leverancier of naar de klant zelf. De klant kan die periode eenmaal schriftelijk verlengen met dertig dagen. Is een overstap om technische redenen niet binnen die termijn mogelijk, dan meldt Vastpilot dat schriftelijk en met opgave van redenen, binnen veertien dagen na de opzegging.

Voor de export en voor de ondersteuning tijdens de overstapperiode brengt Vastpilot geen kosten in rekening. Vergoedingen die al zijn betaald over de resterende looptijd worden naar rato terugbetaald.

Wissen en ophalen

Vastpilot wist het apparaat en verwijdert de gegevens van de klant uit de eigen systemen pas nadat de klant schriftelijk heeft bevestigd dat de export compleet is, en uiterlijk dertig dagen na het einde van de overstapperiode. Bevestigt de klant niet, dan stuurt Vastpilot een herinnering en wist veertien dagen daarna alsnog. Wat op grond van een wettelijke bewaarplicht bewaard moet blijven, blijft bewaard. Vastpilot bevestigt de verwijdering schriftelijk.

7.Aansprakelijkheid

Omdat Vastpilot ondersteunend is en de klant de inhoudelijke controle houdt, is de aansprakelijkheid van Vastpilot beperkt.

Vastpilot is evenmin aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit door de klant aangeleverde onjuiste of onvolledige gegevens, uit gebruik van de dienst in strijd met de overeenkomst of de instructies, uit beslissingen die zonder menselijke controle op basis van AI-uitkomsten zijn genomen, uit koppelingen met systemen van derden die op verzoek van de klant zijn gelegd, waaronder wijzigingen, storingen of blokkades aan de kant van die derde partij en handelingen die binnen de door de klant ingestelde workflowgrenzen via zo’n koppeling zijn uitgevoerd, of uit storingen buiten de invloed van Vastpilot, zoals uitval van stroom, netwerk of toeleveranciers.

Een aanspraak op schadevergoeding vervalt twaalf maanden na de dag waarop de klant met de schade bekend is geworden. De klant meldt een tekortkoming schriftelijk binnen dertig dagen na ontdekking en geeft Vastpilot eerst een redelijke termijn om te herstellen. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vastpilot.

Grenzen van deze beperking

De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover dwingend recht daaraan in de weg staat. Zij gelden in het bijzonder niet voor aanspraken van derden die berusten op wettelijke productaansprakelijkheid of op artikel 82 van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Wordt een van beide partijen door een derde aangesproken over schade die met de dienst verband houdt, dan meldt zij dat de andere partij binnen vijf werkdagen schriftelijk, met de stukken die zij heeft. Partijen overleggen over het verweer voordat een van beide aansprakelijkheid erkent of een schikking treft. Een erkenning of schikking zonder dat overleg bindt de andere partij niet.

8.Gegevens en privacy

Bij de uitvoering van de overeenkomst verwerkt Vastpilot gegevens van de klant. Waar Vastpilot daarbij optreedt als verwerker in de zin van de AVG, worden de afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG.

Hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan, staat beschreven in het privacybeleid. De beveiligingsmaatregelen sluiten aan bij artikel 32 AVG, waaronder versleuteling van gegevens in rust met AES-256-GCM. Door de klant aangeleverde API-keys en andere toegangsmiddelen bewaart Vastpilot uitsluitend lokaal op het apparaat bij de klant en gebruikt zij alleen voor de overeengekomen koppelingen.

9.Toepasselijk recht

Op de overeenkomst en op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

10.Wijzigingen in deze voorwaarden

Deze voorwaarden kunnen van tijd tot tijd worden aangepast. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging informeren we de klant per e-mail, ten minste dertig dagen voordat de wijziging ingaat.