De cijfers verzameld. De verschillen al naast elkaar.

Elk kwartaal begint de btw-aangifte met hetzelfde verzamelwerk. Pilo AI verzamelt de afgesproken gegevens uit uw administratie en zet verschillen naast elkaar, met ontbrekende posten apart in beeld. Uw boekhouder controleert de voorbereiding en dient de aangifte zelf in.

Bespreek uw btw-voorbereiding

Bekijk hoe Pilo AI werkt

Van losse administratie naar één voorbereiding

Uw administratie blijft staan waar die staat. Pilo haalt daar de afgesproken gegevens uit en bouwt er één overzicht van. Eerst het overzicht, dan de afwijkingen.

Verzamelen volgens afspraak

Pilo werkt met de bronnen en posten die u vooraf aanwijst. Wat buiten die afspraak valt, blijft buiten de voorbereiding. Dus staat er niets in het overzicht waarvan niemand weet waar het vandaan komt.

Verschillen naast elkaar

Wijkt een bedrag af van wat de administratie laat verwachten, dan zet Pilo beide naast elkaar. Uw boekhouder ziet meteen waar de controle moet beginnen. Zo gaat de aandacht naar de posten die daarom vragen.

Ontbrekende posten apart

Een factuur die nog niet is geboekt, verdwijnt niet stilletjes in een totaal. Pilo zet ontbrekende posten apart in beeld. Wat er niet is, valt daardoor net zo op als wat er wel is.

Vastpilot richt de voorbereiding in

Wij bepalen samen met u en uw boekhouder welke gegevens meetellen, koppelen de bronnen aan Pilo en testen op een periode die al is ingediend. Zo vergelijkt u de voorbereiding met een uitkomst die u kent.

Bronnen en posten afbakenen

We leggen vast uit welke onderdelen van uw administratie Pilo verzamelt en welke posten in het overzicht horen. Ook spreken we af hoe de voorbereiding omgaat met correcties uit een vorige periode.

Testen op een afgeronde periode

We draaien de voorbereiding eerst op een kwartaal dat al is ingediend. Uw boekhouder legt beide naast elkaar en wijst aan wat er anders moet. Die feedback verwerken we voordat de workflow in gebruik gaat.

Beheer volgens afspraak

Vastpilot verzorgt het afgesproken technische beheer van de koppeling met uw administratie. Voor vragen en wijzigingen houdt u één aanspreekpunt. Dus blijft duidelijk wie de werking bewaakt.

Wijzigingen eerst bespreken

Een ander boekhoudpakket, een nieuwe rekening of een extra administratie verandert wat Pilo verzamelt. We bespreken de gevolgen voordat we iets aanpassen. Zo verschuift de voorbereiding niet ongemerkt mee met een technische wijziging.

Uw boekhouder houdt het laatste woord

De voorbereiding is een startpunt, geen aangifte. Uw boekhouder kent de posten die elk kwartaal aandacht vragen en bepaalt wat er met een afwijking gebeurt. En u bepaalt samen wat Pilo binnen vaste grenzen mag klaarzetten.

U wijst aan uit welke onderdelen van de administratie Pilo verzamelt.
U bepaalt samen met uw boekhouder welke posten in het overzicht horen.
Uw boekhouder controleert de voorbereiding en beslist over iedere afwijking.
De aangifte zelf dient uw boekhouder in, buiten Pilo om.

Meer weten over de productwerking? Bekijk Pilo AI.

Wat vooraf duidelijk moet zijn

Koppeling: Pilo moet bij de afgesproken gegevens uit uw administratie kunnen. Welke koppeling daarvoor nodig is, hangt af van uw boekhoudpakket. Dat toetsen we in het traject, voordat we een planning vastleggen.
Administratie
Ordening van de administratie: De voorbereiding is zo bruikbaar als de administratie waaruit die komt. Boekt uw kantoor structureel laat, dan staan er elk kwartaal veel posten bij ontbrekend. Dat is geen fout van het overzicht, maar wel iets om eerst te bespreken.
Een boekhouder die meedoet: De inrichting en de test vragen tijd van uw boekhouder, intern of extern. Die rol is geen formaliteit: de voorbereiding is gemaakt om gecontroleerd te worden. Zonder die controle begint deze workflow niet.
Grens van de voorbereiding: Verzamelen en vergelijken gebeurt op de machine in uw pand. De voorbereiding gaat pas ergens heen op het moment dat uw boekhouder dat besluit. Voor de technische beveiliging verwijzen we naar Beveiliging.

Wanneer Btw-voorbereiding wel en niet past

Dit is een logisch begin

Btw-voorbereiding past goed wanneer het verzamelwerk elk kwartaal terugkomt en steeds dezelfde vorm heeft. De administratie staat op één plek en er is een boekhouder die de controle doet. Dan scheelt de voorbereiding elke periode hetzelfde soort uitzoekwerk.

Kies eerst iets anders

Wisselt de werkwijze per kwartaal of staat een deel van de administratie alleen op papier, begin dan ergens anders. Dat geldt ook wanneer niemand de rol van controlerende boekhouder op zich kan nemen.

Vragen die meestal als eerste komen

Dient Pilo AI de aangifte in?

Nee. Pilo zet een voorbereiding klaar. Uw boekhouder controleert die, beslist over de afwijkingen en dient de aangifte zelf in bij de Belastingdienst.

Rekent Pilo AI de btw zelf uit?

Pilo verzamelt en vergelijkt. Het overzicht laat zien wat er in de administratie staat en waar dat afwijkt. Het oordeel over een afwijking en de cijfers die de aangifte ingaan, blijven van uw boekhouder.

Verlaten onze cijfers het kantoor?

Verzamelen en vergelijken gebeurt op de machine in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld en bevat geen leesbare administratie. Op Beveiliging staat de technische uitleg bij deze grens.

Werkt dit met ons boekhoudpakket?

Dat toetsen we in het traject. De koppeling hangt af van uw pakket en van de manier waarop uw kantoor boekt. Daarom leggen we de planning pas vast nadat die toets is gedaan.

Wat ziet mijn boekhouder precies?

Eén overzicht per periode: de verzamelde gegevens, de verschillen naast elkaar en de ontbrekende posten apart. De afwijkingen staan bovenaan, zodat de controle daar begint.

Hoe beginnen we?

We kijken eerst hoe de btw-voorbereiding nu loopt, waar de gegevens staan en wie de aangifte doet. Op de trajectpagina leest u hoe we van dat onderzoek naar één eerste workflow gaan en welke beslismomenten daarbij horen.