Uw dossiers op orde. Met de ontbrekende stukken bovenaan.

Pilo AI legt elk dossier naast uw eigen dossierregels. Wat ontbreekt of verlopen is, komt bovenaan te staan, met de gebruikte bron erbij. Uw medewerker beslist wat er gebeurt.

Bespreek uw dossiers

Bekijk hoe Pilo AI werkt

Van losse stukken naar een dossier dat klaar is

Uw dossiers blijven staan waar ze staan. Pilo loopt ze langs de regels die u vooraf vastlegt, en wat ontbreekt komt bovenaan met de vindplaats erbij.

Vergelijken met uw eigen regels

U legt per dossiertype vast welke stukken erin horen, hoe lang iets geldig blijft en wat een signaal moet opleveren. Uw regels bepalen de uitkomst, niet een algemeen lijstje.

Wat ontbreekt, komt bovenaan

Elk signaal noemt de regel en het stuk waarop Pilo zich baseert. Uw medewerker ziet meteen waarom iets aandacht vraagt. Doorbladeren hoeft niet meer.

Uw medewerker beslist

Opvragen, vervangen of bewust laten staan: die keuze blijft bij uw medewerker. En u bepaalt per workflow wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden.

Vastpilot bouwt uw dossierregels in

Wij zetten uw regels om naar controles, koppelen Pilo aan uw documentbeheer en testen met dossiers van uw eigen kantoor.

Regels vastleggen per dossiertype

Per dossiertype leggen we vast welke stukken erin horen, welke termijnen gelden en wat een signaal oplevert.

Testen met echte dossiers

Juist het dossier met een verlopen volmacht of een stuk onder een verkeerde naam laat zien of de controle klopt. Uw medewerker beoordeelt de signalen voordat de workflow in gebruik gaat.

Beheer volgens afspraak

Vastpilot verzorgt het afgesproken beheer van de koppeling en de controles. Voor ondersteuning en wijzigingen houdt u één aanspreekpunt.

Wijzigingen eerst bespreken

Een nieuw dossiertype of een andere termijn verandert wat Pilo signaleert. Dat bespreken we voordat we iets aanpassen.

U bepaalt wat een compleet dossier is

Uw kantoor weet welke stukken echt nodig zijn en welke termijn ergens aan vastzit. Die kennis stuurt de inrichting.

U legt per dossiertype vast welke stukken erin horen.
U bepaalt wanneer informatie verlopen is.
U wijst aan wie de signalen behandelt.
U bepaalt per workflow wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden.

Meer weten over de productwerking? Bekijk Pilo AI.

Wat vooraf duidelijk moet zijn

Koppeling: Pilo moet bij uw dossiers kunnen. Welke koppeling daarvoor nodig is, toetsen we in het traject.
Documentbeheer
Opslag
Regels die iemand kan opschrijven: Welke stukken horen erin en welke termijn geldt? Zit die kennis alleen in het hoofd van één medewerker, dan schrijven we die eerst samen op.
Verantwoordelijke eigenaar: Eén persoon bepaalt de grenzen en beslist tijdens het testen en daarna, als de workflow draait. Die persoon blijft eigenaar van de afspraken.
Grens van de controle: De controle draait op de machine in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld. Zie Beveiliging.

Wanneer Dossiers wel en niet past

Dit is een logisch begin

Dossiers past bij vaste dossiertypes met stukken die er aantoonbaar in horen en met genoeg herhaling om de regels op te schrijven. En er moet iemand zijn die bij twijfel de knoop doorhakt.

Kies eerst iets anders

Is bijna elk dossier bij u anders opgebouwd, begin dan ergens anders. Dat geldt ook als de regels nergens vastliggen.

Vragen die meestal als eerste komen

Past Pilo AI het dossier zelf aan?

Pilo zet signalen klaar en uw medewerker werkt het dossier bij. U bepaalt per workflow wat Pilo binnen vaste grenzen mag afronden.

Kijkt Pilo AI in al onze dossiers?

U bepaalt welke dossiertypes en mappen meedoen. Een ander type komt er pas bij nadat u de afbakening aanpast.

Verlaten onze dossiers het kantoor?

De controle draait op de machine in uw pand. Wat Vastpilot voor beheer bewaart, is versleuteld en bevat geen leesbare dossierinhoud, en op Beveiliging staat de technische uitleg bij deze grens.

Wat gebeurt er met uitzonderingen?

Bekende uitzonderingen bouwen we in. Wat buiten de regels valt, komt als signaal bij de aangewezen medewerker. Blijft dezelfde uitzondering terugkomen, dan passen we de regel aan.

Werkt dit met ons documentsysteem?

Dat toetsen we in het traject. Kan een koppeling niet, dan hoort u dat voordat er een planning ligt.

Hoe beginnen we?

We onderzoeken eerst welke dossiers vertraging oplopen, welke regels al vastliggen en wie beslist. Op de trajectpagina staat hoe we van dat onderzoek naar één eerste workflow gaan.