De vraag komt bij vrijwel elke kennismaking terug: waar gaan onze stukken heen als een computer ze leest. Het korte antwoord is nergens. Het langere antwoord staat hieronder, want het is de moeite waard om te weten waarom dat zo werkt.
Wie met vertrouwelijke dossiers werkt, heeft geleerd om wantrouwig te zijn tegenover de zin dat iets in de cloud staat. Terecht. Een akte, een jaarrekening of een medisch verslag hoort niet op een server aan de andere kant van de oceaan, en al helemaal niet op een plek waar iemand anders de sleutel beheert. Toch is dat precies het beeld dat veel mensen bij AI hebben: je typt iets in, het verdwijnt in een systeem dat je niet kent, en je hoopt maar dat het goed zit.
Bij Vastpilot is dat beeld niet van toepassing, en dat is geen belofte maar een gevolg van hoe het is gebouwd. Het systeem draait op een apparaat dat bij u op kantoor staat. Fysiek, in het pand, aan uw eigen netwerk. Er is geen stap waarin een document eerst naar buiten gaat om ergens anders gelezen te worden.
Wat lokaal draaien in de praktijk betekent
Neem een dossier, bijvoorbeeld 24-118. Een medewerker sleept de stukken in de map die het systeem in de gaten houdt, of ze komen binnen via de gekoppelde mailbox. Het model dat de tekst leest, de samenvatting maakt en de kernpunten eruit haalt, staat op datzelfde apparaat. Het rekent lokaal. Het antwoord verschijnt lokaal. Op geen enkel moment reist de inhoud van dat dossier over het internet naar een externe dienst.
Dat is het wezenlijke verschil met de meeste AI-diensten die u online tegenkomt. Daar is het model van iemand anders, staat het op hun servers, en stuurt u uw tekst naar hen toe om verwerkt te worden. Bij een lokale opstelling draait het model bij u, en blijft de tekst waar hij hoort.
Op welke AVG-grondslag dit rust
Twee artikelen uit de AVG zijn hier van belang. Artikel 28 gaat over de verwerker: de partij die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, met een verwerkersovereenkomst en duidelijke afspraken over wat er wel en niet mag. Artikel 32 gaat over de beveiliging van de verwerking: passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen.
Een opstelling waarbij de gegevens het pand niet verlaten, maakt beide artikelen aanzienlijk eenvoudiger. De keten van partijen die uw data aanraakt wordt korter. Er is geen doorgifte naar een derde land, geen sub-verwerker in een ander werelddeel, geen lange lijst van diensten waar uw stukken langskomen. De beveiliging van de verwerking is gebonden aan een apparaat dat u zelf onder beheer heeft, in een ruimte waar u zelf de toegang regelt.
“De veiligste plek voor een dossier is de plek waar het al hoort te zijn: binnen de muren van het kantoor dat ervoor verantwoordelijk is.”
De opslag op het apparaat is versleuteld met AES-256-GCM. Dat betekent dat de gegevens ook op het apparaat zelf niet leesbaar zijn zonder de juiste sleutel. Raakt het apparaat op een dag buiten gebruik, dan staat er geen leesbare stapel dossiers op.
De vragen die vakgenoten hierover stellen
In gesprekken met notarissen, accountants, advocaten en beheerders komen steeds dezelfde punten terug, en dat is begrijpelijk. Het gaat vaak over deze drie:
- Kan een medewerker per ongeluk toch iets naar buiten sturen. Nee, want de verwerking zit niet in een browser die naar een externe dienst wijst, maar in het lokale systeem.
- Wat gebeurt er bij updates van de modellen. Die installeren wij, op locatie of begeleid op afstand, zonder dat uw data daarvoor het pand uit hoeft.
- Blijft dit ook zo als het kantoor groeit. Ja, de opstelling schaalt met u mee zonder dat het principe verandert: het draait lokaal, punt.
AI is hier ondersteunend, niet leidend. Het model zet voorwerk klaar: een samenvatting, een concept, een signalering dat een termijn nadert. De vakspecialist leest, controleert en beslist. De verantwoordelijkheid voor het dossier blijft waar hij hoort, bij de mens die het kantoor voert. Dat het voorwerk lokaal gebeurt, maakt precies dat mogelijk zonder een afweging tussen gemak en vertrouwelijkheid.
Veelgestelde vragen
Verlaat er echt niets het kantoor?
Nee. Het model dat uw stukken leest, draait op een apparaat in uw eigen pand. De inhoud van een dossier reist op geen enkel moment naar een externe dienst; het rekenen gebeurt lokaal en het antwoord verschijnt lokaal.
Op welke AVG-grondslag rust dit?
Op de artikelen 28 en 32 van de AVG: verwerking in opdracht met heldere afspraken, en passende beveiliging van die verwerking. Doordat de gegevens het pand niet verlaten, wordt de keten korter en is er geen doorgifte naar een derde land.
Werkt dit ook voor kleinere kantoren?
Ja. Het principe is voor een kantoor met drie mensen precies hetzelfde als voor een kantoor met dertig: het apparaat staat bij u, de data blijft bij u. De grootte van het kantoor bepaalt het niveau, niet of het lokaal kan draaien.
Wat gebeurt er met de gegevens als we stoppen?
Uw data blijft van u en krijgt u volledig mee. Er staat niets in een cloud die u kwijtraakt, dus stoppen is geen verhuizing van uw dossiers. De opslag is bovendien versleuteld met AES-256-GCM.
Wouter Porton
Co-founder, frontend en devops bij Vastpilot