Voordat er een workflow staat, komen we een dag langs om te kijken hoe uw kantoor echt werkt. Niet om te verkopen, maar om te begrijpen wat er speelt.
Een systeem dat niet past bij hoe een kantoor werkt, kost meer tijd dan het bespaart. Daarom begint een traject niet met installeren, maar met kijken. Een discovery day is een dag op locatie waarin we meelopen, meekijken en vooral veel vragen stellen over het werk dat er dagelijks gedaan wordt.
De ochtend: meekijken
We beginnen bij het begin van de dag. Hoe komt de post binnen, wie doet wat met een nieuw dossier, waar loopt het vast, welke handeling wordt tien keer per dag herhaald. We noteren geen ideale werkwijze uit een handboek, maar de echte, met de uitzonderingen en de bijzonderheden die elk kantoor heeft.
- Welke stappen kosten veel tijd maar weinig vakinhoudelijke aandacht.
- Waar zit het herhaalwerk dat niemand leuk vindt.
- Welke gegevens telkens opnieuw met de hand worden overgetypt.
De middag: samen wegen
Na de lunch leggen we naast elkaar wat we hebben gezien. Welke workflow levert bij u het meeste op, en welke laten we bewust voor later. Niet alles hoeft in een keer. Vaak begint het met een of twee workflows die het meeste voorwerk wegnemen, en groeit het daarna rustig door.
“We richten in wat past bij uw kantoor, niet wat goed staat in een demo. Dat is het hele punt van die dag.”
Aan het eind van de dag weet u wat er mogelijk is, in welke volgorde, en wat het voor uw mensen betekent. De inrichting zelf volgt daarna, met ongeveer twee tot drie uur per workflow om die af te stemmen op hoe u werkt.
Veelgestelde vragen
Wat kost een discovery day?
De discovery day is een aparte, eenmalige investering. Gaat u daarna met Vastpilot door, dan verrekenen we dat bedrag volledig.
Moeten we ons erop voorbereiden?
Nee, u hoeft niets klaar te leggen. We kijken juist naar hoe het echt gaat, met de uitzonderingen erbij. Gewoon een normale werkdag is het meest waardevol.
Wat als blijkt dat een workflow niet past?
Dan richten we die niet in. Het doel van de dag is bepalen wat bij u het meeste oplevert; een workflow die niet past, laten we bewust weg of voor later.
Wouter Porton
Co-founder, frontend en devops bij Vastpilot