Naar hoofdinhoud

Waar mag de dossierdata van een notariskantoor staan?

Waar mogen de dossiers van een notariskantoor staan als u AI gebruikt? Het beroepsgeheim, de AVG-regels over de EU, en drie opties op een rij.

Lees verder

Deze pagina zet de kaders op een rij. En de opties die u hebt. Hoe wij het zelf inrichten leest u op de pagina over beveiliging en dataprivacy.

Het beroepsgeheim bepaalt de ondergrens

Artikel 22 van de Wet op het notarisambt legt u geheimhouding op. Dat is geen richtlijn maar een ambtsplicht, en hij geldt ook als u werk uitbesteedt aan software.

Dat betekent twee dingen. Elke partij die uw dossiers verwerkt valt onder die plicht. En u moet kunnen uitleggen waar de gegevens zijn geweest.

Daar komt de bewaartermijn bij. Akten bewaart u twintig jaar. Een dienst die morgen kan stoppen, is dus geen plek voor uw archief.

Wat de AVG zegt over gegevens buiten de EU

Hoofdstuk V van de AVG regelt doorgifte naar landen buiten de EER, in artikel 44 tot en met 50. Dat mag. Maar alleen met een grondslag: een adequaatheidsbesluit, standaardbepalingen of een uitzondering.

Bij aktegegevens en een BSN loopt die uitleg spaak. Dat schreven wij eerder al op. Verwerking buiten de EU is bij dit soort gegevens praktisch niet uit te leggen. Lokaal of alleen binnen de EU is de route die aantoonbaar voldoet. Meer daarover staat in de AI Act FAQ voor het notariaat.

Let op het verschil tussen twee artikelen met hetzelfde nummer. Artikel 22 van de Wna gaat over geheimhouding. Artikel 22 van de AVG gaat over besluiten die een computer helemaal alleen neemt. Allebei raken ze AI. Maar het zijn verschillende regels; de tweede staat uitgelegd bij de AVG-rechten van uw cliënten.

Drie manieren waarop AI met uw dossiers omgaat

Publieke cloud-AI. U stuurt de tekst naar een dienst, meestal in de Verenigde Staten. Snel en goedkoop. Bij aktegegevens loopt u vast op hoofdstuk V. En bij de meeste diensten weet u niet waar de verwerking draait.

AI in een Europese cloud. De verwerking blijft binnen de EER. Dat lost de doorgiftevraag op. Er blijft iets over. Een andere partij krijgt uw dossiers in handen, en u hangt aan zijn beleid en zijn voortbestaan.

AI op eigen apparatuur. Het model draait op een machine in uw pand. De dossiertekst gaat er niet uit. Dit heet meestal private AI. Duurder in aanschaf, en u hebt iemand nodig die het draaiend houdt.

Er is geen antwoord dat voor elk kantoor goed is. Eén ding geldt wel overal: u moet uw keuze kunnen uitleggen.

Wat private AI precies betekent

Aanbieders gebruiken die term losjes, en dat maakt hem lastig. De een noemt het private AI zodra hij uw gegevens niet gebruikt om zijn model te trainen. De ander bedoelt ermee dat de verwerking op uw eigen apparatuur draait.

Dat verschil is groot. In het eerste geval verlaten uw dossiers nog steeds het kantoor. Vraag daarom altijd door op één punt: waar draait het model op het moment dat mijn tekst erdoorheen gaat?

Let ook op het beheer. Ook een systeem dat op uw eigen server draait, heeft onderhoud nodig. Daarvoor loopt er meestal een verbinding naar buiten. Vraag wat daar precies overheen gaat en of daar dossierinhoud bij zit.

Wat u vastlegt

Toezichthouders vragen niet of u AI gebruikt. Ze vragen wat u hebt afgewogen.

Leg per toepassing vast welke gegevens erin gaan en waar de verwerking draait. Wie erbij kan. Wat u bewaart. Zet erbij wie het besluit nam en wanneer. Dat is dezelfde administratie die uw AI-register vraagt.

  • Welke gegevens. Namen, bedragen, een BSN, hele akten of alleen losse tekst.
  • Waar de verwerking draait. Op eigen apparatuur, in de EER of daarbuiten.
  • Wie erbij kan. Uw eigen mensen, de leverancier, of een onderaannemer van de leverancier.
  • Wat er blijft staan. Bewaart de dienst uw invoer, en hoe lang.
  • Wie besloot. Naam en datum, want dat is wat een toezichthouder navraagt.

Veelgestelde vragen

Mag ik ChatGPT gebruiken voor een concept-akte?

Voor tekst zonder gegevens uit een dossier kan het. Staan er namen, bedragen of een BSN in, dan komt u bij hoofdstuk V van de AVG terecht. Dat legt u lastig uit.

Is een Europese cloud genoeg voor het beroepsgeheim?

Het lost de doorgiftevraag op. Maar niet de vraag wie er bij uw dossiers kan. En die vraag stelt uw geheimhoudingsplicht wel.

Wat betekent data soevereiniteit hier?

Dat u zelf bepaalt waar uw gegevens staan en wie erbij kan. Zonder dat u daarvoor van een ander afhangt. Bij AI komt dat neer op één vraag: waar draait het model?

Moeten we alles op eigen apparatuur zetten?

Nee. Het gaat om de gegevens die onder uw geheimhouding vallen. Voor de rest is een Europese dienst vaak prima.

Hoe leg ik dit uit aan mijn toezichthouder?

Met een vastlegging per toepassing: welke gegevens erin gaan, waar de verwerking draait, wie erbij kan en wat u bewaart. Een afweging die u kunt laten zien weegt zwaarder dan een keuze die achteraf goed blijkt. Komt u er niet uit, bel gerust, ook als het maar één vraag is.

Alle veelgestelde vragen

Bronnen

Alle bronnen zijn aanklikbaar en geverifieerd op 23 augustus 2026.

Verder lezen op deze site:
· Hoe wij dit zelf hebben ingericht
· Voorwerk en controle bij akten en dossiers
· Wie houdt toezicht op AI in het notariaat
· Een AI-register opstellen in vijf stappen
· AVG-rechten van uw cliënten bij AI